Reflexiones 2.0 (Enterprise y Personales) de Marco Cimino

un momento de pausa entre la presión de cada día….

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Web 2.0, una moda o un’opportunità per le aziende? (Parte 2)

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(continua dalla Parte 1)

Da dove cominciamo? Per disegnare una strategia efficace di partecipazione nei social media è necessario conoscere i tipi di reti sociali esistenti, la “popolazione” presente in ogni rete e l’uso principale a cui è destinata. In base a questi fattori possiamo decidere, per esempio, se la “popolazione” della rete o il suo uso principale non rispondono al nostro target ed al nostro obbiettivo, e quindi non sono interessanti dal nostro punto di vista.

In ogni caso, il consiglio è che comunque sia realizzata attività di monitorizzazione della nostra marca a prescindere dalla rete utilizzata.

Anche se sicuramente le principali piattaforme sociali saranno più che conosciute, facciamo un breve ripasso delle principali.

Facebook

Creata da Mark Zuckemberg nel 2004, attualmente  è la rete più frequentata (a luglio del 2010 registrava più di 500 milioni di persone) ed è tradotta in 70 lingue.

Le persone in facebook si organizzano in base a circoli di amicizia, per condividere fotografie, mandarsi messaggi, links, video.

Pur essendo una rete sociale “personale” (per cui le persone che partecipano lo fanno principalmente a titolo personale e nei loro momenti di ozio) , può risultare interessante per promuovere una marca, creare gruppi di fans di una marca, organizzare giochi e concorsi a premi, dare una certa visibilità a prodotti soprattutto destinati al consumatore finale, e permette di generare un certo traffico a pagine esterne grazie all’uso del bottone “share on facebook”

Attraverso l’uso di una pagina ufficiale è possibile mandare un messaggio a tutti i “fan”, pubblicare applicativi e raccogliere statistiche d’uso per verificare l’efficacia delle azioni realizzate. La possibilità di “targettizzare” le attività su Facebook (decidendo per esempio l’etá, il sesso, l’ubicazione geografica) incrementa l’efficacia delle azioni di marketing.

Il profilo delle persone che utilizzano facebook in Europa, secondo uno studio di O’Reilly Radar di agosto del 2009, risponde basicamente a persone tra i 18 e i 34 anni (con un 70%), mentre l’incremento maggiore si riscontra tra le persone di 55-65 anni (45-54 +61%, 55-59 +88%, 60-65 +104%). La proporzione tra i sessi invece è equilibrata al 50%.

Twitter

Twitter è un servizio gratuito di social network e microblogging  che fornisce agli utenti una pagina personale aggiornabile tramite messaggi di testo con una lunghezza massima di 140 caratteri (inizialmente per rispondere a la domanda “cosa stai facendo?”). Gli aggiornamenti possono essere effettuati tramite il sito stesso, via SMS, con programmi di messaggistica istantanea, e-mail, oppure tramite varie applicazioni basate sulle API di Twitter. Twitter è stato creato nel marzo 2006 dalla Obvious Corporation di San Francisco.

Le persone che partecipano in Twitter si organizzano in gruppi con affinità comuni, intercambiando messaggi tra di loro, contribuendo con la creazione di contenuti interessanti, condividendo informazioni e creando rapporti, que a volte proseguono al di là delle reti stesse, per arrivare a veri e propri eventi. Come esempi citiamo Cava & Twitts (incontro con periodicità mensile per trattare temi legati al marketing, la pubblicità, televisione e social media) che arriva al suo secondo anno di vita, Eats & Twitts (evento periodico di networking) o il The Monday Reading Club, evento dedicato alla discussione di libri di marketing online che si celebra il primo lunedì di ogni mese, in contemporanea, in 10 cittá Spagnole.

Twitter, con rispetto a Facebook, è una rete sociale di carattere più professionale, utile per monitorare “keywords” legate alla nostra attivitá professionale; permette una certa visibilità per la marca ma soprattutto permette la generazione di “dialogo” tra la marca ed i consumatori.

Linkedin

LinkedIn è un servizio di social networking in rete impiegato principalmente per la rete professionale. Lo scopo principale del sito è consentire agli utenti registrati il mantenimento di una lista di persone conosciute e ritenute affidabili in ambito lavorativo. Le persone nella lista sono definite “connessioni”, ed esse sono in effetti le connessioni di un nodo (l’utente) all’interno della rete sociale. L’utente può incrementare il numero delle sue connessioni invitando chi di suo gradimento.

La rete di LinkedIn a Gennaio 2009 contava circa 30 milioni di utenti in America del Nord, Asia e Europa e cresce a una velocità di 100.000 iscritti a settimana.

Interessante rete sociale legata all’ambito professionale, ha un potenziale interessante per aiutare a posizionare le persone come “esperti in materia”. Attraverso i gruppi è possibile dare certa visibilità a una marca e facilitare il networking tra le persone.

Foursquare

Foursquare è un social network basato sulla geolocalizzazione disponibile tramite web e applicazioni per dispositivi mobili. Gli utenti eseguono il check-in  tramite la versione browser del sito o attraverso applicazioni su dispositivi che utilizzano il GPS. I check-in sono retribuiti con punti e talvolta con dei “badge”. Il servizio è stato creato da Dennis Crowley e Naveen Selvadurai; Crowley aveva precedentemente creato un progetto simile dal nome Dodgeball, che è stato comprato da Google nel 2005 e messo offline nel 2009. Il 1 Settembre 2010 l’azienda ha vinto il premio Technology Pioneer al World Economic Forum.

A Settembre 2010  è stata lanciata la versione 2.0 che aiuta gli utenti a scoprire nuovi luoghi ed attività oltre a condividere la propria posizione come già avveniva nelle versioni precedenti. Le due liste, cose da fare e suggerimenti, sono state separate e messe in evidenza per aumentarne l’usabilità. E stato inoltre aggiunto un tasto per aggiungere più facilmente un luogo alla lista delle cose da fare. A partire da questa versione l’applicazione ricorda inoltre all’utente le cose da fare che si trovano nelle sue immediate vicinanze. Applicazioni di terze parti come quelle di The New York Times, Wall Street Journal e Zagat  hanno aggiunto il tasto “Add to my Foursquare” che permette di aggiungere determinati luoghi alla propria lista di cose da fare.

Anche se non si conosce esattamente la composizione della popolazione di Foursquare, la rete sociale presenta un potenziale interessante per quanto riguarda la visibilità e promozione di una marca. In questo caso la geolocalizzazione permette, ad esempio, informare le persone che fanno check-in in un determinato posto l’esistenza di offerte e promozioni nei punti vendita della zona o per esempio la possibilità di usufruire di tariffe speciali in alberghi e ristoranti vicini.

La funzione “sociale” è rappresentata dai possibili commenti e raccomandazioni degli utenti che hanno visitato il posto in precedenza.

You tube

Sito per la condivisione di video. Nato nel febbraio del 2005 è il terzo sito più visitato dopo Google y Facebook.

Eccellente canale informativo e formativo ha un grande potenziale in quanto a “viralitá” dei messaggi, grazie all’uso del video.

Altre iniziative 2.0

Il blog è uno degli strumenti di dialogo e partecipazione per eccellenza. Usato a livello aziendale, per esempio dando voce agli specialisti o alle figure chiave, permettono la creazione di veri e propri canali di comunicazione bidirezionali tra la marca ed i consumatori. Sono altrettanto importanti per impulsare la filosofia 2.0 all’interno delle aziende e di gestire il talento aziendale attraverso delle reti di contatti non gerarchizzate.

RSS (Really Simple Syndication ) e i relativi tool di consolidazione e lettura costituiscono una scelta interessante alla distribuzione d’informazione. L’applicazione principale per cui è noto sono i feed RSS, che permettono di essere aggiornati su nuovi articoli o commenti pubblicati nei siti di interesse senza doverli visitare manualmente uno a uno.

Social Bookmarking (delicious, digg-it ed altri) sono siti che permettono all’utente di catalogare e memorizzare le risorse di internet (pagine, documenti, ecc), condividendo questi indici con altre persone.

In un sistema di social bookmarking gli utenti registrano un catalogo di risorse Internet  ritenute utili ed interessanti. Sovente questi elenchi sono pubblicamente accessibili e altre persone con analoghi interessi possono visionarli, casualmente o suddivisi per categorie. Alcuni sistemi di social bookmarking salvaguardano la privacy, consentendo la registrazione di segnalibri in forma anonima, e quindi non associati ad un utente.

La categorizzazione delle risorse avviene per mezzo di “parole chiave” (tag) liberamente e informalmente scelte dall’utente (Folksonomia). La maggioranza dei servizi di social bookmarking permette agli utenti la ricerca di segnalibri associati a determinate etichette (tag), oltre all’ordinamento delle singole risorse Internet in base al numero delle segnalazioni.

É necessario che la mia azienda partecipi su internet e nelle reti sociali?

Assolutamente no! La presenza sui social media deve essere una scelta aziendale da valutare con attenzione, in quanto suppone non tanto una scelta di tipo tecnologico ma appunto sociale, obbligando l’azienda a portare a termine un processo di “adeguamento” della filosofia aziendale e dei meccanismi di comunicazione dell’azienda.

In ogni caso, a prescindere dal nostro grado di partecipazione, bisogna tener presente che a effetti di reputazione della marca, oggigiorno la nostra azienda non è quello che noi trasmettiamo al mercato attraverso la pubblicità ed il marketing tradizionale ma, spesso, quello che i nostro consumatori dicono di noi. E quindi crediamo che, anche se non in modo partecipativo, sia ormai obbligatorio monitorare le reti per capire se il messaggio che stiamo trasmettendo al mercato è recepito nel modo corretto.

Il primo passo è valutare se le reti sociali realmente rappresentano un’opportunità per la nostra marca o il nostro prodotto, determinando in quali reti risiede il nostro “pubblico obbiettivo”. Se non siamo in grado di determinare se realmente il nostro target risiede su qualche social media, probabilmente non valga la pena investire le risorse necessarie per partecipare.

Il secondo passo è sicuramente valutare se, come azienda, siamo in grado di accettare le regole della comunicazione 2.0:

–          Ascoltare prima, parlare poi

–          Generare conversazioni, comunicazione bidirezionale con il mercato

–          Condividere, co-creare

–          Non pensare alle vendite, ma pensare a come aiutare i nostri clienti

–          Non pretendere di essere infallibili, ma SEMPRE riconoscere i nostri errori

Regole, che probabilmente suppongano un cambiamento importante nella filosofia dell’azienda e che comunque deve essere esteso a tutta l’azienda stessa. Risulterà molto piú credibile il messaggio se tutta la nostra organizzazione, dalla direzione generale all’ultimo impiegato, dimostra maggior interesse nel trovare nuovi modi per aiutare i nostri clienti che in incrementare il volume delle vendite dell’azienda.

Per questa ragione, a volte, l’ingresso nel mondo del social media rappresenta un vero e proprio cambio culturale che ha il suo riflesso anche nella filosofia dell’azienda nel mondo “reale”.

Cosa fare e cosa non fare

Un esempio interessante di un’azienda che agisce secondo la filosofia 2.0 è il caso di Pastas Gallo, l’azienda di produzione di pasta leader del mercato spagnolo.

Il 29 maggio 2007 Abel, un informatico di Barcellona di 29 anni, scrisse una lettera all’azienda per denunciare la mancanza di alcune lettere (la U e la W) nel pacchetti di pasta a forma di lettere dell’alfabeto, così famosa tra i più piccini. Abel creò un blog per parlare della sua rivendicazione e chiese l’aiuto alla comunità di bloggers per diffondere la sua protesta.

L’azienda rispose prontamente alla lettera, assumendo il fatto e giustificando la difficoltà di produrre la U e la W per colpa della difficoltà di creare gli stampi adeguati per tali lettere. In ogni caso l’azienda invitava Abel a visitare il centro di produzione per capire con più precisione il problema e prometteva, in una lettera che accompagnava una cesta di prodotti regalo, che avrebbero studiato il problema per cercare una soluzione.

Il blog di Abel ebbe molto successo, ne parlarono stampa e radio, invitando Abel a partecipare a programmi radiofonici.

Il 30 ottobre 2007 una lettera annunciava a Abel la disponibilità delle lettere U e W, indicando che erano state aggiunte anche la Ñ e la @ completando in questo modi tutto l’alfabeto spagnolo e dando la possibilità di scrivere indirizzi email J

Il 13 novembre del 2007 Abel ringraziava pubblicamente nel suo blog Pastas Gallo per aver raccolto la sua richiesta e aggiunto le lettere che mancavano.

Pastas Gallo dimostrò in quell’occasione di essere capace di ascoltare i consumatori e, grazie alle loro indicazioni, di migliorare il prodotto. È evidente che il beneficio a livello di reputazione della marca sia stato enorme; un bell’esempio di come approfittare una situazione potenzialmente negativa per convertirla in positiva.

Un caso di “cattiva gestione del social media” è quello della multinazionale Nestlé e della sua pagina de facebook. Tutto cominciò il 17 di marzo 2010, quando Greenpeace denunciò che Nestlé utilizzava olio di palma proveniente dall’Indonesia per l’elaborazione del suo prodotto Kit-Kat. La materia prima veniva estratta dalle foreste dell’Indonesia, dove vive una specie protetta di orangután, provocando la deforestazione e la distruzione dell’habitat naturale di questa specie.

Nestlè negò le accuse ed obbligò al ritiro di un video denuncia pubblicato su You Tube, e cancellò i commenti negativi pubblicati sulla loro pagina di Facebook, provocando giustamente l’effetto contrario: aumentarono i messaggi di protesta sul muro di Facebook e si pubblicarono immagini della marca con associata la parola “Killer”.

L’azienda non fu capace di reagire a tempo comprendendo i meccanismi dei social media, pregiudicando l’immagine della marca e perdendo l’opportunità di rafforzare il rapporto con il consumatore grazie ad una buona gestione di una situazione critica.

(to be continued….)

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Written by Marco Cimino

septiembre 29, 2010 at 9:50 am

Replanteando la colaboración corporativa (parte 3)

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(Integrar la colaboración en los procesos de negocio)

Durante muchos años las empresas han trabajado para automatizar los procesos de negocio, introduciendo sistemas de información que podían mejorar la eficacia de todas aquellas tareas repetitivas que hasta el momento se llevaban de forma manual.

En muchos casos la introducción de estos sistemas y la búsqueda de la mejora de los procesos se centraba en la reducción del número de personas dedicadas al proceso empresarial.

En estos años  la informática ayudó a las empresas a reducir los costes de gestión, cumplir con las normativas existentes y ejecutar las actividades cotidianas de forma automatizada y previsible.

La integración de la colaboración en los procesos de negocio puede ayudar a las empresas a mejorar su relación con los clientes, a agilizar la ejecución de los procesos, a ganar en competitividad en el mercado y responder de una forma más adecuada a los cambios que estamos viviendo en la sociedad.

El “consumidor ” de hoy en día (se trate del consumidor de un producto o servicio en un modelo B2C  o de una empresa en una relación B2B) ha ajustado sus expectativas, exigiendo muchas veces una respuesta en tiempo real a todas sus preguntas y problemas. La capacidad para marcar la diferencia y añadir valor a los procesos de la empresa muchas veces no está en el producto, sino en la capacidad de generar más allá de la venta una relación ágil, inmediata, que ayuda a mejorar la experiencia de cliente.

Los trabajadores disponen de herramientas (basadas en la colaboración) que facilitan el acceso a la información necesaria para tomar decisiones de la forma más rápida posible y adoptar las acciones correspondientes en el momento adecuado.

La integración de las herramientas de colaboración en los distintos procesos de negocio permite acceder en todo momento a la información más relevante, a los expertos  y a los responsables de los procesos, para tomar la mejor decisión posible en el menor tiempo posible y así cubrir las expectativas de nuestro cliente y mejorar su experiencia de marca.

Es así como un banco atiende a sus clientes a través de la web, llamándoles y ofreciéndoles una conferencia web para explicarles las ventajas de su hipoteca Azul, o un laboratorio farmacéutico atiende al personal sanitarios de los hospitales a través de un sofisticado sistema capaz de desencadenar cualquier proceso de negocio de la empresa desde una simple llamada de un cliente.

Pero cómo podemos llevar a cabo esta integración de una forma exitosa?

Involucrar a las personas: es fundamental que la implantación de la colaboración en la empresa no sea única y exclusivamente la implantación de un sistema informático. Por encima de todo es necesario transmitir de qué se trata de un cambio cultural que afecta a todos y cada uno de los que participan de los procesos de negocio en la empresa. Su participación es fundamental y su retorno personal va a ser la mejora de la eficacia, la mejora de la percepción del valor que el individuo aporta a la empresa, la reducción de la complejidad de los procesos y la reducción de la frustración que genera el no poder llevar a cabo una tarea según nuestras expectativas y, finalmente, la mejora de la conciliación entre la vida laboral y personal de cada uno de nosotros.

Elegir el ritmo más adecuado: teniendo en cuenta el cambio cultural y las posibles resistencias de las personas acostumbradas a trabajar de una forma determinada, es importante definir el ritmo de implantación más adapto a las características de su organización. Utilice los pequeños logros y los beneficios obtenidos para justificar nuevos hitos y consolidar el proyecto.

¿y tú, estás preparado para colaborar? 🙂

ver también la parte 1 y parte 2 de este post.

Replanteando la colaboración corporativa (parte 2)

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En el post anterior hicimos un repaso a las distintas oportunidades que nos brinda la colaboración en el entorno empresarial. Ahora llega el momento de la acción! Cómo vamos plantear un proyecto de implantación de una plataforma de colaboración a la vez que  impulsamos la cultura de la colaboración en nuestra empresa?

Un buen punto de partida es evaluar la situación actual. Esto nos dará indicios de cuáles serán las dificultades a nivel de gestión del cambio (resistencia por parte de usuarios) y que cómo priorizar las diferentes funcionalidades para alinear los resultados con las expectativas. Como en todo proyecto que implique importantes cambios en las costumbres de los usuarios, debemos dosificar la entrega de funcionalidades buscando en todo momento el equilibrio entre el esfuerzo adicional que requeriremos a nuestros usuarios con los beneficios que aporta la solución a la comunidad de usuarios.

Así necesitaremos responder a preguntas como: qué herramientas se utilizan actualmente para colaborar? Han fracasado anteriores intentos de implantación? Por qué?

Como parte de la situación actual deberemos valorar también los aspectos culturales y organizativos de la situación de partida, analizando por ejemplo si los grupos de trabajo actuales responden a un modelo jerárquico o no; que proporción de las mediciones y recompensas de los equipos de trabajo son a nivel de grupo y a nivel individual; existe información acerca de los objetivos a corto, medio y largo plazo de la compañía.

Con esta información podremos preparar una fotografía del escenario actual, evaluando también el grado de preparación de nuestra compañía para abordar un proyecto de colaboración (a nivel cultural).

Al mismo tiempo resultará muy importante marcar los objetivos que nos proponemos alcanzar con la implantación y la prioridad para cada unos de ellos, llegando a componer un mapa de situación completo que nos sirva como punto de partida para nuestro proyecto.

Una vez definido el punto de partida y los objetivos a conseguir (mejorar la comunicación interna, alcanzar mayor eficacia en el trabajo, integrar clientes y colaboradores en el proceso de diseño y definición de nuevos productos, mejorar el tiempo de respuesta al cliente, etc.), pasaremos a la definición del escenario final y el diseño del roadmap a seguir para conseguirlo.

En base al modelo de colaboración definido, los objetivos marcados y el grado de madurez de la compañía, buscaremos la implantación de las herramientas capaces de proporcionarnos la funcionalidad necesaria para alcanzar los objetivos marcados.

Así pues un primer paso de la implantación podrá ser el crear un lugar centralizado en el cual los equipos de trabajo puedan compartir documentos a la vez que se reduce el uso del correo para la distribución de información “pesada” dentro de la empresa.

En segundo lugar podremos enriquecer la información compartida añadiendo comentarios, normativa de referencia y todo tipo de información adicional útil para los equipos de trabajo, y finalmente gestionar eventos y actividades de los componentes de un grupo a través de una herramienta común.

De esta manera estamos implantando una solución basada en un modelo de colaboración jerárquico, orientado básicamente a grupos de trabajo o entornos departamentales: un grupo de personas con objetivos comunes que necesitan colaborar como parte de sus procesos de negocio (por ejemplo un departamento).

Este puede ser un primer paso hacia la colaboración corporativa de fácil implantación y retorno inmediato, que nos permitirá medir el grado de resistencia al cambio de nuestra organización, a la vez que proporciona un sistema de recompensa basado en la mejora de la eficacia del individuo que supone mejorar la organización y la difusión de la información en un equipo de trabajo y/o departamento.

Una solución de este tipo es válida para mejorar la eficiencia de los procesos, mejorar el trabajo en grupo, mejorar la comunicación interna y externa de la compañía y mejorar la percepción del servicio al cliente, integrándole en los procesos del departamento y/o el grupo de trabajo.

En otro plan, podríamos implantar una solución de mensajería instantánea y conferencias a través de la web (fácilmente integrable con la solución de espacios compartidos) para resolver además los problemas relacionados con la movilidad o la dispersión geográfica de los equipos de trabajo y los clientes, a la vez que reducimos los gastos de viaje, incrementamos nuestro margen operativo y ofrecemos a nuestros empleados más tiempo para su vida familiar.

Una de las ventajas de la colaboración es la posibilidad de desplazarnos de un modelo basado en la “presencia” a un modelo basado en la “eficacia”. Hoy en día una de las preocupaciones principales de las empresas es mantener un modelo sostenible y competitivo, compatiblemente con la importancia (cada vez mayor) que la sociedad está atribuyendo a la vida personal de los trabajadores. La colaboración ES hoy en día la solución.

Y si vemos que nuestra organización responde positivamente a los estímulos, podemos atrevernos a implantar herramientas de colaboración basadas en comunidades (que siguen el paradigma de las redes sociales), utilizando blogs para compartir información relevante, ideas y fomentar la innovación así como agregadores de RSS para distribuir información relevante que se genera fuera de la compañía, marcadores para compartir el conocimiento así como perfiles y redes de contactos para definir nuestra propia red de expertos y gestionar el talento de la compañía.

Estas herramientas responden a un modelo de colaboración no jerárquico, basado en comunidades moderadas o de libre creación que se componen de personas que tienen intereses comunes pero que no necesariamente desarrollan una misma actividad según unos intereses comunes en el ámbito de un grupo de trabajo y/o departamento.

En este caso el modelo de recompensa se basa en el reconocimiento por parte de la comunidad de los expertos presentes en la compañía y en el acceso al conocimiento por parte de las personas que buscan ayuda en la realización de su trabajo o, en general, en la toma de decisiones.

Este es un modelo de colaboración menos formal pero mucho más potente que el anterior, que premia el individuo por encima del documento y la información.

Una vez definido, diseñado e implantado nuestro modelo de colaboración deberíamos plantearnos en qué momento y cómo integrarlo en nuestros procesos de negocio empresariales…. To be continued 🙂

Replanteando la colaboración corporativa (parte 1)

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Esta mini-serie de posts, inspirada en el libro “Colaboración para dummies – edición limitada para IBM” , quiere analizar la evolución del modelo de colaboración empresarial provocada por la aparición de las redes sociales en internet, y proporcionar una serie de conceptos e ideas para implantar un modelo de colaboración adecuado para una empresa. Agradezco al departamento de comunicación de IBM cortésmente me ha facilitado un ejemplar del libro.

En el pasado se asociaba el concepto de colaboración a la gestión de la información desestructurada de la compañía por parte de grupos de trabajo que participaban en una actividad común.

Básicamente se trataba de gestionar documentos que distintas personas que formaban parte de un grupo de trabajo podían clasificar y compartir entre ellos y con otras personas de la compañía.

Era, de alguna forma, una “versión” de la gestión documental en ámbito departamental y en general para grupos reducidos de personas.

La diferencia de la colaboración con respeto a la gestión documental tradicional radicaba en la posibilidad de gestionar esta información según un patrón que no necesariamente estaba definido a priori (como tal vez requería una plataforma de gestión documental tradicional) sino que el esquema (la estructura de clasificación de los documentos) se iba adaptando a las necesidades de sus utilizadores.

Por otra parte se definían como herramientas de “comunicación” el correo y la mensajería instantánea (ya sea pública o basada en plataformas corporativas privadas).

Hoy en día el tratamiento de esta información, la comunicación entre las personas  y la ejecución de los procesos de negocio de las empresas tienen un punto de encuentro en la colaboración corporativa, llegando a ampliar su definición hasta llegar a la “construcción de la cultura que sustenta la innovación empresarial”.

Colaborar significa establecer relaciones entre las distintas personas que intervienen en un proceso de negocio, con el objetivo de:

–          Recopilar la información necesaria para desarrollar nuevas ideas

–          Intercambiar puntos de vista

–          Tomar las mejores decisiones posibles

–          Poner en común los objetivos

–          Hacer en trabajo en menor tiempo

–          Potenciar las habilidades de cada uno

–          Disponer de los mecanismos para solucionar los problemas

El punto central de la colaboración no es la tecnología, sino las personas y su convicción que todos los individuos desempeñan un papel importante en el proceso y tienen la capacidad de mejorarlo constantemente gracias a la capacidad de compartir ideas, habilidades e información.

Distintos modelos de colaboración

Existen muchos modelos de colaboración, aunque en el mundo empresarial pondríamos en los dos extremos a la “colaboración en equipos” y la “colaboración en comunidades”.

La colaboración en equipos es el modelo tradicional de colaboración empresarial: los equipos reúnen a personas con cualidades y habilidades complementarias que, combinadas ayudan a obtener un mejor resultado. Es un modelo de colaboración formal y normalmente estructurado.

Las características de este modelo suelen ser:

–          Las personas que componen el equipo se conocen.

–          Las tareas se reparten entre las personas y cada uno espera que los demás cumplan su asignación.

–          Los integrantes del equipo tienen roles y dependencias definidas.

–          Los equipos tienen objetivos, instrucciones y fechas definidas para llevar a cabo su actividad.

Por otra parte, la colaboración en comunidades aparece de la mano de las redes sociales en internet, ampliando su definición más allá del compartir información. Un modelo basado en comunidades enfatiza las personas que componen la comunidad, promoviendo sus habilidades en beneficio de la comunidad, produciendo y compartiendo el conocimiento, fomentando y potenciando el talento y la innovación.

Este modelo de colaboración suele ser menos formal y estructurado que la colaboración en equipo. Los miembros se unen a comunidades (internas y/o externas a la compañía) para formular preguntas, plantear ideas, pedir consejo, intercambiar información. Con el aumento del intercambio de información y la interacción entre personas, los miembros de la comunidad amplían sus conocimientos, generan nuevas ideas y trabajan sobre ellas para mejorarlas.

Este modelo de colaboración es fundamental para os procesos de aprendizaje, investigación e innovación.

Las características de este modelo suelen ser:

–          Los miembros acuden a la comunidad porqué comparten un interés común. No es necesario que los miembros se conozcan previamente.

–          Generalmente este tipo de comunidades no se utilizan para la gestión de proyectos y procesos de negocio, pero sí pueden utilizarse para gestionar un cambio.

–          Las comunidades actúan si una planificación establecida. La comunidad se va desarrollando continuamente, sobre la marcha.

Herramientas de colaboración

Hoy en día disponemos de una gran cantidad de herramientas de colaboración, de distinta orientación: pensadas para colaboración en equipo, colaboración en comunidades, de uso público (personas que pertenecen a distintas organizaciones las utilizan pudiendo interactuar entre si, por ejemplo Google Groups)  y de uso privado (son parte de las intranets corporativas de las empresas y están dirigidas a empleados, clientes, proveedores y colaboradores).

Entre las herramientas tradicionales encontramos el correo electrónico, agendas compartidas, gestión de documentos y espacios de trabajo, sistemas de gestión y seguimiento de actividades y plataformas de comunicaciones unificadas (mensajería instantánea, videoconferencia, VoIP).

En los últimos años han empezado a aparecer soluciones basadas en los principios de las redes sociales en internet. Dichas soluciones están cambiando el paradigma de la colaboración en la empresa, desplazando cada vez más el foco desde “la información” hacia “la persona” capaz de generar la información.

Al facilitar la interacción e integración de las personas, las herramientas de redes sociales transforman internet, facilitando a todo el mundo no solo consumir contenidos sino contribuir activamente a la creación y personalización del mismo. Estas herramientas ayudan a las personas a crear y dinamizar comunidades basadas en intereses comunes, facilitando la conexión con otras personas, sus ideas y experiencias.

Las herramientas de redes sociales proporcionan una forma alternativa y potente de colaborar. Las herramientas de redes sociales permiten compartir opiniones y experiencias con el resto de una comunidad.

Blogs: Los blogs son sitios que las personas crean para publicar información y opiniones acerca de eventos, ideas o cualquier otro argumento que se desee debatir. Un blog permite a los componentes de una comunidad poner a debate ideas e intercambiar opiniones.

Mashups: Los mashups permiten a los usuarios combinar varios servicios o fuentes de información, obteniendo una visión unificada de la información. Así por ejemplo es posible combinar un CRM con Google Maps para disponer de un mapa de la dirección del cliente que vamos a visitar.

Microblogs: En un microblog las personas comparten mensajes cortos (en Twitter, por ejemplo de 140 caracteres). Un microblog permite a los integrantes de un equipo de trabajo intercambiar información y estado entre los integrantes del equipo.

RSS: RSS hace referencia a un sistema que permite suscribir una fuente de datos (página web, un documento en un sistema documental, un microblog) para recibir de forma automática cualquier actualización de contenido. Un sistema RSS, por ejemplo, nos permitiría suscribir una categoría de documentos en un sistema documental para recibir automáticamente los nuevos documentos a medida que se publiquen.

Marcadores sociales: Los marcadores sociales permiten catalogar, guardar y compartir con otras personas direcciones útiles. Un sistema de marcadores sociales corporativo, por ejemplo, permitiría compartir, para un equipo técnico, información de utilidad disponible en internet para la correcta instalación de los productos.

Herramientas de comunicación unificadas: Estas herramientas aprovechan las nuevas tecnologías para integrar la comunicación de distintos canales en una única herramienta. Es posible, por ejemplo, gestionar las llamadas telefónicas desde un sistema CRM o realizar una videoconferencia desde nuestro pc.

Portales web:  Los portales web permiten agregar contenidos, procesos, personas y servicios en un único panel integrado y personalizado. Un director comercial, por ejemplo, puede personalizar fácilmente su página de inicio del portal para publicar los indicadores principales para el seguimiento de los objetivos de venta de la compañía.

Wikis: Los wikis son sitios web de colaboración en los que cualquier persona puede añadir contenido o editar el contenido existente. Una empresa puede crear un wiki  privado para compartir conocimiento entre sus empleados, comunicar información, publicar políticas y buscar e intercambiar nuevas ideas o proyectos.

La adopción de herramientas de redes sociales en la empresa, facilita la colaboración aportando importantes ventajas:

Información más fácil de buscar, compartir y utilizar: los wikis, blogs y las comunidades pueden ayudar a trasladar la información del pc de los empleados para que sea más fácil su búsqueda.

Localizar a la persona adecuada en el momento adecuado: cuando las personas trabajan de forma remota y en ubicaciones dispersas, puede resultar muy difícil encontrar y localizar a la persona adecuada. En ciertos casos puede resultar muy difícil incluso determinar quién es esa persona, y otras veces es posible saber quién es la persona adecuada, pero no es posible establecer contacto con ella debido a su ubicación o a las diferentes zona horarias. Los perfiles internos online ayudan a encontrar a las personas dentro de una organización en base a las relaciones con otras personas y a su expertise. Ahora es posible identificar y conectar rápidamente con las personas que disponen de la experiencia necesaria, en el momento adecuado.

Fomentar la innovación: ayudando a compartir el conocimiento, las opiniones y las ideas de los expertos es posible fomentar y acelerar la creación de nuevos e innovadores productos, servicios e ideas.

Aportar orden en el medio del caos: unificar el acceso a la información y las aplicaciones corporativas, reduciendo la curva de aprendizaje y los errores, incrementando la eficacia de las personas.

to be continued….. 🙂

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