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Replanteando la colaboración corporativa (parte 3)
(Integrar la colaboración en los procesos de negocio)
Durante muchos años las empresas han trabajado para automatizar los procesos de negocio, introduciendo sistemas de información que podían mejorar la eficacia de todas aquellas tareas repetitivas que hasta el momento se llevaban de forma manual.
En muchos casos la introducción de estos sistemas y la búsqueda de la mejora de los procesos se centraba en la reducción del número de personas dedicadas al proceso empresarial.
En estos años la informática ayudó a las empresas a reducir los costes de gestión, cumplir con las normativas existentes y ejecutar las actividades cotidianas de forma automatizada y previsible.
La integración de la colaboración en los procesos de negocio puede ayudar a las empresas a mejorar su relación con los clientes, a agilizar la ejecución de los procesos, a ganar en competitividad en el mercado y responder de una forma más adecuada a los cambios que estamos viviendo en la sociedad.
El “consumidor ” de hoy en día (se trate del consumidor de un producto o servicio en un modelo B2C o de una empresa en una relación B2B) ha ajustado sus expectativas, exigiendo muchas veces una respuesta en tiempo real a todas sus preguntas y problemas. La capacidad para marcar la diferencia y añadir valor a los procesos de la empresa muchas veces no está en el producto, sino en la capacidad de generar más allá de la venta una relación ágil, inmediata, que ayuda a mejorar la experiencia de cliente.
Los trabajadores disponen de herramientas (basadas en la colaboración) que facilitan el acceso a la información necesaria para tomar decisiones de la forma más rápida posible y adoptar las acciones correspondientes en el momento adecuado.
La integración de las herramientas de colaboración en los distintos procesos de negocio permite acceder en todo momento a la información más relevante, a los expertos y a los responsables de los procesos, para tomar la mejor decisión posible en el menor tiempo posible y así cubrir las expectativas de nuestro cliente y mejorar su experiencia de marca.
Es así como un banco atiende a sus clientes a través de la web, llamándoles y ofreciéndoles una conferencia web para explicarles las ventajas de su hipoteca Azul, o un laboratorio farmacéutico atiende al personal sanitarios de los hospitales a través de un sofisticado sistema capaz de desencadenar cualquier proceso de negocio de la empresa desde una simple llamada de un cliente.
Pero cómo podemos llevar a cabo esta integración de una forma exitosa?
Involucrar a las personas: es fundamental que la implantación de la colaboración en la empresa no sea única y exclusivamente la implantación de un sistema informático. Por encima de todo es necesario transmitir de qué se trata de un cambio cultural que afecta a todos y cada uno de los que participan de los procesos de negocio en la empresa. Su participación es fundamental y su retorno personal va a ser la mejora de la eficacia, la mejora de la percepción del valor que el individuo aporta a la empresa, la reducción de la complejidad de los procesos y la reducción de la frustración que genera el no poder llevar a cabo una tarea según nuestras expectativas y, finalmente, la mejora de la conciliación entre la vida laboral y personal de cada uno de nosotros.
Elegir el ritmo más adecuado: teniendo en cuenta el cambio cultural y las posibles resistencias de las personas acostumbradas a trabajar de una forma determinada, es importante definir el ritmo de implantación más adapto a las características de su organización. Utilice los pequeños logros y los beneficios obtenidos para justificar nuevos hitos y consolidar el proyecto.
¿y tú, estás preparado para colaborar? 🙂
Replanteando la colaboración corporativa (parte 2)
En el post anterior hicimos un repaso a las distintas oportunidades que nos brinda la colaboración en el entorno empresarial. Ahora llega el momento de la acción! Cómo vamos plantear un proyecto de implantación de una plataforma de colaboración a la vez que impulsamos la cultura de la colaboración en nuestra empresa?
Un buen punto de partida es evaluar la situación actual. Esto nos dará indicios de cuáles serán las dificultades a nivel de gestión del cambio (resistencia por parte de usuarios) y que cómo priorizar las diferentes funcionalidades para alinear los resultados con las expectativas. Como en todo proyecto que implique importantes cambios en las costumbres de los usuarios, debemos dosificar la entrega de funcionalidades buscando en todo momento el equilibrio entre el esfuerzo adicional que requeriremos a nuestros usuarios con los beneficios que aporta la solución a la comunidad de usuarios.
Así necesitaremos responder a preguntas como: qué herramientas se utilizan actualmente para colaborar? Han fracasado anteriores intentos de implantación? Por qué?
Como parte de la situación actual deberemos valorar también los aspectos culturales y organizativos de la situación de partida, analizando por ejemplo si los grupos de trabajo actuales responden a un modelo jerárquico o no; que proporción de las mediciones y recompensas de los equipos de trabajo son a nivel de grupo y a nivel individual; existe información acerca de los objetivos a corto, medio y largo plazo de la compañía.
Con esta información podremos preparar una fotografía del escenario actual, evaluando también el grado de preparación de nuestra compañía para abordar un proyecto de colaboración (a nivel cultural).
Al mismo tiempo resultará muy importante marcar los objetivos que nos proponemos alcanzar con la implantación y la prioridad para cada unos de ellos, llegando a componer un mapa de situación completo que nos sirva como punto de partida para nuestro proyecto.
Una vez definido el punto de partida y los objetivos a conseguir (mejorar la comunicación interna, alcanzar mayor eficacia en el trabajo, integrar clientes y colaboradores en el proceso de diseño y definición de nuevos productos, mejorar el tiempo de respuesta al cliente, etc.), pasaremos a la definición del escenario final y el diseño del roadmap a seguir para conseguirlo.
En base al modelo de colaboración definido, los objetivos marcados y el grado de madurez de la compañía, buscaremos la implantación de las herramientas capaces de proporcionarnos la funcionalidad necesaria para alcanzar los objetivos marcados.
Así pues un primer paso de la implantación podrá ser el crear un lugar centralizado en el cual los equipos de trabajo puedan compartir documentos a la vez que se reduce el uso del correo para la distribución de información “pesada” dentro de la empresa.
En segundo lugar podremos enriquecer la información compartida añadiendo comentarios, normativa de referencia y todo tipo de información adicional útil para los equipos de trabajo, y finalmente gestionar eventos y actividades de los componentes de un grupo a través de una herramienta común.
De esta manera estamos implantando una solución basada en un modelo de colaboración jerárquico, orientado básicamente a grupos de trabajo o entornos departamentales: un grupo de personas con objetivos comunes que necesitan colaborar como parte de sus procesos de negocio (por ejemplo un departamento).
Este puede ser un primer paso hacia la colaboración corporativa de fácil implantación y retorno inmediato, que nos permitirá medir el grado de resistencia al cambio de nuestra organización, a la vez que proporciona un sistema de recompensa basado en la mejora de la eficacia del individuo que supone mejorar la organización y la difusión de la información en un equipo de trabajo y/o departamento.
Una solución de este tipo es válida para mejorar la eficiencia de los procesos, mejorar el trabajo en grupo, mejorar la comunicación interna y externa de la compañía y mejorar la percepción del servicio al cliente, integrándole en los procesos del departamento y/o el grupo de trabajo.
En otro plan, podríamos implantar una solución de mensajería instantánea y conferencias a través de la web (fácilmente integrable con la solución de espacios compartidos) para resolver además los problemas relacionados con la movilidad o la dispersión geográfica de los equipos de trabajo y los clientes, a la vez que reducimos los gastos de viaje, incrementamos nuestro margen operativo y ofrecemos a nuestros empleados más tiempo para su vida familiar.
Una de las ventajas de la colaboración es la posibilidad de desplazarnos de un modelo basado en la “presencia” a un modelo basado en la “eficacia”. Hoy en día una de las preocupaciones principales de las empresas es mantener un modelo sostenible y competitivo, compatiblemente con la importancia (cada vez mayor) que la sociedad está atribuyendo a la vida personal de los trabajadores. La colaboración ES hoy en día la solución.
Y si vemos que nuestra organización responde positivamente a los estímulos, podemos atrevernos a implantar herramientas de colaboración basadas en comunidades (que siguen el paradigma de las redes sociales), utilizando blogs para compartir información relevante, ideas y fomentar la innovación así como agregadores de RSS para distribuir información relevante que se genera fuera de la compañía, marcadores para compartir el conocimiento así como perfiles y redes de contactos para definir nuestra propia red de expertos y gestionar el talento de la compañía.
Estas herramientas responden a un modelo de colaboración no jerárquico, basado en comunidades moderadas o de libre creación que se componen de personas que tienen intereses comunes pero que no necesariamente desarrollan una misma actividad según unos intereses comunes en el ámbito de un grupo de trabajo y/o departamento.
En este caso el modelo de recompensa se basa en el reconocimiento por parte de la comunidad de los expertos presentes en la compañía y en el acceso al conocimiento por parte de las personas que buscan ayuda en la realización de su trabajo o, en general, en la toma de decisiones.
Este es un modelo de colaboración menos formal pero mucho más potente que el anterior, que premia el individuo por encima del documento y la información.
Una vez definido, diseñado e implantado nuestro modelo de colaboración deberíamos plantearnos en qué momento y cómo integrarlo en nuestros procesos de negocio empresariales…. To be continued 🙂
Replanteando la colaboración corporativa (parte 1)
Esta mini-serie de posts, inspirada en el libro «Colaboración para dummies – edición limitada para IBM» , quiere analizar la evolución del modelo de colaboración empresarial provocada por la aparición de las redes sociales en internet, y proporcionar una serie de conceptos e ideas para implantar un modelo de colaboración adecuado para una empresa. Agradezco al departamento de comunicación de IBM cortésmente me ha facilitado un ejemplar del libro.
En el pasado se asociaba el concepto de colaboración a la gestión de la información desestructurada de la compañía por parte de grupos de trabajo que participaban en una actividad común.
Básicamente se trataba de gestionar documentos que distintas personas que formaban parte de un grupo de trabajo podían clasificar y compartir entre ellos y con otras personas de la compañía.
Era, de alguna forma, una “versión” de la gestión documental en ámbito departamental y en general para grupos reducidos de personas.
La diferencia de la colaboración con respeto a la gestión documental tradicional radicaba en la posibilidad de gestionar esta información según un patrón que no necesariamente estaba definido a priori (como tal vez requería una plataforma de gestión documental tradicional) sino que el esquema (la estructura de clasificación de los documentos) se iba adaptando a las necesidades de sus utilizadores.
Por otra parte se definían como herramientas de “comunicación” el correo y la mensajería instantánea (ya sea pública o basada en plataformas corporativas privadas).
Hoy en día el tratamiento de esta información, la comunicación entre las personas y la ejecución de los procesos de negocio de las empresas tienen un punto de encuentro en la colaboración corporativa, llegando a ampliar su definición hasta llegar a la “construcción de la cultura que sustenta la innovación empresarial”.
Colaborar significa establecer relaciones entre las distintas personas que intervienen en un proceso de negocio, con el objetivo de:
– Recopilar la información necesaria para desarrollar nuevas ideas
– Intercambiar puntos de vista
– Tomar las mejores decisiones posibles
– Poner en común los objetivos
– Hacer en trabajo en menor tiempo
– Potenciar las habilidades de cada uno
– Disponer de los mecanismos para solucionar los problemas
El punto central de la colaboración no es la tecnología, sino las personas y su convicción que todos los individuos desempeñan un papel importante en el proceso y tienen la capacidad de mejorarlo constantemente gracias a la capacidad de compartir ideas, habilidades e información.
Distintos modelos de colaboración
Existen muchos modelos de colaboración, aunque en el mundo empresarial pondríamos en los dos extremos a la “colaboración en equipos” y la “colaboración en comunidades”.
La colaboración en equipos es el modelo tradicional de colaboración empresarial: los equipos reúnen a personas con cualidades y habilidades complementarias que, combinadas ayudan a obtener un mejor resultado. Es un modelo de colaboración formal y normalmente estructurado.
Las características de este modelo suelen ser:
– Las personas que componen el equipo se conocen.
– Las tareas se reparten entre las personas y cada uno espera que los demás cumplan su asignación.
– Los integrantes del equipo tienen roles y dependencias definidas.
– Los equipos tienen objetivos, instrucciones y fechas definidas para llevar a cabo su actividad.
Por otra parte, la colaboración en comunidades aparece de la mano de las redes sociales en internet, ampliando su definición más allá del compartir información. Un modelo basado en comunidades enfatiza las personas que componen la comunidad, promoviendo sus habilidades en beneficio de la comunidad, produciendo y compartiendo el conocimiento, fomentando y potenciando el talento y la innovación.
Este modelo de colaboración suele ser menos formal y estructurado que la colaboración en equipo. Los miembros se unen a comunidades (internas y/o externas a la compañía) para formular preguntas, plantear ideas, pedir consejo, intercambiar información. Con el aumento del intercambio de información y la interacción entre personas, los miembros de la comunidad amplían sus conocimientos, generan nuevas ideas y trabajan sobre ellas para mejorarlas.
Este modelo de colaboración es fundamental para os procesos de aprendizaje, investigación e innovación.
Las características de este modelo suelen ser:
– Los miembros acuden a la comunidad porqué comparten un interés común. No es necesario que los miembros se conozcan previamente.
– Generalmente este tipo de comunidades no se utilizan para la gestión de proyectos y procesos de negocio, pero sí pueden utilizarse para gestionar un cambio.
– Las comunidades actúan si una planificación establecida. La comunidad se va desarrollando continuamente, sobre la marcha.
Herramientas de colaboración
Hoy en día disponemos de una gran cantidad de herramientas de colaboración, de distinta orientación: pensadas para colaboración en equipo, colaboración en comunidades, de uso público (personas que pertenecen a distintas organizaciones las utilizan pudiendo interactuar entre si, por ejemplo Google Groups) y de uso privado (son parte de las intranets corporativas de las empresas y están dirigidas a empleados, clientes, proveedores y colaboradores).
Entre las herramientas tradicionales encontramos el correo electrónico, agendas compartidas, gestión de documentos y espacios de trabajo, sistemas de gestión y seguimiento de actividades y plataformas de comunicaciones unificadas (mensajería instantánea, videoconferencia, VoIP).
En los últimos años han empezado a aparecer soluciones basadas en los principios de las redes sociales en internet. Dichas soluciones están cambiando el paradigma de la colaboración en la empresa, desplazando cada vez más el foco desde “la información” hacia “la persona” capaz de generar la información.
Al facilitar la interacción e integración de las personas, las herramientas de redes sociales transforman internet, facilitando a todo el mundo no solo consumir contenidos sino contribuir activamente a la creación y personalización del mismo. Estas herramientas ayudan a las personas a crear y dinamizar comunidades basadas en intereses comunes, facilitando la conexión con otras personas, sus ideas y experiencias.
Las herramientas de redes sociales proporcionan una forma alternativa y potente de colaborar. Las herramientas de redes sociales permiten compartir opiniones y experiencias con el resto de una comunidad.
Blogs: Los blogs son sitios que las personas crean para publicar información y opiniones acerca de eventos, ideas o cualquier otro argumento que se desee debatir. Un blog permite a los componentes de una comunidad poner a debate ideas e intercambiar opiniones.
Mashups: Los mashups permiten a los usuarios combinar varios servicios o fuentes de información, obteniendo una visión unificada de la información. Así por ejemplo es posible combinar un CRM con Google Maps para disponer de un mapa de la dirección del cliente que vamos a visitar.
Microblogs: En un microblog las personas comparten mensajes cortos (en Twitter, por ejemplo de 140 caracteres). Un microblog permite a los integrantes de un equipo de trabajo intercambiar información y estado entre los integrantes del equipo.
RSS: RSS hace referencia a un sistema que permite suscribir una fuente de datos (página web, un documento en un sistema documental, un microblog) para recibir de forma automática cualquier actualización de contenido. Un sistema RSS, por ejemplo, nos permitiría suscribir una categoría de documentos en un sistema documental para recibir automáticamente los nuevos documentos a medida que se publiquen.
Marcadores sociales: Los marcadores sociales permiten catalogar, guardar y compartir con otras personas direcciones útiles. Un sistema de marcadores sociales corporativo, por ejemplo, permitiría compartir, para un equipo técnico, información de utilidad disponible en internet para la correcta instalación de los productos.
Herramientas de comunicación unificadas: Estas herramientas aprovechan las nuevas tecnologías para integrar la comunicación de distintos canales en una única herramienta. Es posible, por ejemplo, gestionar las llamadas telefónicas desde un sistema CRM o realizar una videoconferencia desde nuestro pc.
Portales web: Los portales web permiten agregar contenidos, procesos, personas y servicios en un único panel integrado y personalizado. Un director comercial, por ejemplo, puede personalizar fácilmente su página de inicio del portal para publicar los indicadores principales para el seguimiento de los objetivos de venta de la compañía.
Wikis: Los wikis son sitios web de colaboración en los que cualquier persona puede añadir contenido o editar el contenido existente. Una empresa puede crear un wiki privado para compartir conocimiento entre sus empleados, comunicar información, publicar políticas y buscar e intercambiar nuevas ideas o proyectos.
La adopción de herramientas de redes sociales en la empresa, facilita la colaboración aportando importantes ventajas:
Información más fácil de buscar, compartir y utilizar: los wikis, blogs y las comunidades pueden ayudar a trasladar la información del pc de los empleados para que sea más fácil su búsqueda.
Localizar a la persona adecuada en el momento adecuado: cuando las personas trabajan de forma remota y en ubicaciones dispersas, puede resultar muy difícil encontrar y localizar a la persona adecuada. En ciertos casos puede resultar muy difícil incluso determinar quién es esa persona, y otras veces es posible saber quién es la persona adecuada, pero no es posible establecer contacto con ella debido a su ubicación o a las diferentes zona horarias. Los perfiles internos online ayudan a encontrar a las personas dentro de una organización en base a las relaciones con otras personas y a su expertise. Ahora es posible identificar y conectar rápidamente con las personas que disponen de la experiencia necesaria, en el momento adecuado.
Fomentar la innovación: ayudando a compartir el conocimiento, las opiniones y las ideas de los expertos es posible fomentar y acelerar la creación de nuevos e innovadores productos, servicios e ideas.
Aportar orden en el medio del caos: unificar el acceso a la información y las aplicaciones corporativas, reduciendo la curva de aprendizaje y los errores, incrementando la eficacia de las personas.
to be continued….. 🙂
Máximo 1.400 caracteres: entrevista a Luis Suarez
Luis Suarez (AKA Elsua http://www.elsua.net) es un reconocido experto en gestión del conocimiento, redes sociales, web 2.0. Actualmente trabaja como “evangelizador 2.0” en IBM, facilitando y acelerando la adopción de la filosofía 2,0 en la multinacional Americana.
Desde hace más de 2 años está llevando a cabo un experimento muy interesante: para comunicarse utiliza única y exclusivamente herramientas 2.0, obviando el uso de correo electrónico con twitter, su blog, facebook, etc..
Luis co-lidera el programa BlueIQ Ambassadors, cuya misión principal es facilitar la divulgación del mensaje 2.0 en toda la organización de IBM, a través de la distribución de material, la preparación de sesiones de trabajo e intercambio de ideas, sesiones con clientes, etc.
Algunas de mis principales responsabilidades son las de actuar como «evangelizador» o embajador de las tecnologías emergentes y sociales dentro de IBM co-liderando una comunidad de 1,200 embajadores de software social con la que co-creamos materiales de educación; damos soporte, ayuda y facilitación a quien la pueda necesitar o a todo aquél que la solicite sobre su propia adopción de herramientas sociales; hacemos tareas de consultoría con diferentes grupos dentro de IBM (Bien equipos de trabajo o comunidades virtuales) para mostrarles el potencial que ofrece el software social para compartir conocimientos más fácilmente y colaborar y, en definitiva, para mejorar la productividad de cada trabajador del conocimiento.
En definitiva, un trabajo fascinante que me ha mantenido ocupado durante ya casi tres años ayudando a compañeros, clientes y «business partners» a entender lo que es el social software social y cómo poder utilizarlo de una manera eficaz como herramienta de trabajo del día a día.
@mcimino IBM redactó en 2005 un documento de Guidelines (http://www.ibm.com/blogs/zz/en/guidelines.html) con respecto al uso de los Social Media. Hay 2 puntos que me llaman la atención: intenta añadir valor y sé tú mismo (habla con tu propia personalidad). Son declaraciones en el más puro estilo 2.0! crees que muchas empresas hoy en día están preparadas para salir al descubierto de esta forma?
@elsua, Yo espero que sí, más que nada porque la alternativa no pinta muy bien. Estamos en un momento donde todo lo que se relaciona con la filosofía del software social en el mundo empresarial no tiene vuelta atrás. Quizá demasiado involucrados y con razón ya que el mundo empresarial nunca ha sido testigo de la cantidad de talento escondido que cada empresa ha ido teniendo durante décadas. Y es ahora, con todas herramientas sociales y su incorporación al mercado laboral, cuando muchas empresas se están dando cuenta de que es mucho más rentable «adoptarlas» que negarlas.
Puede que cueste un poco al principio, especialmente para aquellas empresas donde las jerarquías, el control y el no querer arriesgar ante un cambio tan radical están todavía muy presentes, pero, como ya he mencionado antes, no hay muchas opciones en estos momentos. Estamos ya demasiado involucrados como para ignorar lo que ya está ahí…
@mcimino Nos podrías resumir las ventajas de la adopción de la filosofía 2.0 en la empresa?
@elsua Uy, serían muchas, quizá demasiadas que mencionar en esta entrevista, pero quizá estas sean las que más me convencen cada día de que merece la pena perseguir esa adopción plena de esta filosofía 2.0:
- Socializar la empresa de nuevo: ese aspecto de poder volver a tratar a los empleados como personas con sus relaciones, sus conocimientos, sus experiencias, etc. sin llegar a ser ya «recursos» es quizá el mayor beneficio. Algo que hemos hecho durante decadas, pero que quizá en los últimos años nos habíamos «olvidado» un poco. Es como si volviéramos de nuevo a humanizar la empresa y hacerla más nuestra, más cercana, más inteligente, más conocedora no sólo sobre los conocimientos existentes, si no también las personas que están detrás de esos conocimientos. En fin, como siempre se han hecho los negocios. Es bueno recuperar la memoria de lo que en su día hacíamos…
- Otras ventajas que me vienen a la mente son la de poder ayudar a los trabajadores del conocimiento a ser capaces de cuidar y mantener sus conexiones y relaciones (i.e. Sus redes sociales) con otros compañeros de tal manera que tanto encontrar a los expertos y / o la información adecuada sea una tárea relativamente fácil y no ardúa, que es lo que ha ido sucediendo en los últimos tiempos.
- Y, finalmente, otra ventaja clara es la de poder conseguir que por fin el mundo de la empresa dé el salto cualitativo hacia una economía del conocimiento y ya no tanto aquella del trabajo y esfuerzo manuales. Cada día que pasa se hace más imprescindible no sólo el tener la mayor información posible, si no también saber cómo poder utilizarla de una manera provechosa y será todo mucho más fácil en un ambiente donde tanto la información como el conocimiento fluyen de un empleado a otro sin mayores obstáculos que esas ganas de compartir(los). Algo que nuestra condición humana siempre ha tenido.
@mcimino Muchas veces asociamos el mundo internet con el concepto de “gratuito”, “software libre”, etc. Como conviven, en el mayor fabricante de software comercial como IBM, estos 2 mundos, el software libre y el software comercial? En Internet todo es necesariamente gratuito?
@elsua, Desde hace muchos años IBM siempre ha estado involucrado con el movimiento del software libre llegando incluso a contribuir de una manera notable al desarrollo de diferentes productos distribuidos libremente. Desde mi punto de vista personal es algo refrescante ver cómo tanto el software comercial como el libre son totalmente compatibles. Y quizá gracias a esa simbiosis la mejor manera de que ambos perduren a lo largo del tiempo. En el mundo de la Internet hay infinidad de ejemplos donde esa unión ha sido un éxito y quizá esos casos son los que van a marcar la diferencia sobre lo que el concepto del software, en general, debería ser.
Con respecto a la segunda pregunta, no todo es necesariamente gratuito. Modelos tan atractivos como el «Freemium» son quizá una de esas alternativas bastante interesantes para saber posicionar tu producto en el mercado. Ejemplos como Evernote me vienen a la cabeza como prueba de que es un modelo que funciona. El único desafío estaría en que las empresas de software «despertaran» a nuevos modelos de negocio y quizá arriesgar un poco más. No hay nada que perder y sí mucho que ganar, en mi opinión.
@mcimino Sigo con interés y mucha curiosidad tu “experiencia” sin correo electrónico. Donde nace la necesidad de este experimento?
@elsua Nació hace ya casi dos años con el único propósito de volver a ser dueño de mi propia productividad. Hasta ese momento mi buzón de entrada era simplemente aquella máquina de delegación donde las tareas de los demás, y no las mías!, se acumulaban. Y decidí ponerle punto y final antes de que me consumiera completamente.
Prefiero mucho más el modelo de colaboración abierta y participativa donde todos contribuimos al bien común, i.e. ejecutar en esas tareas, pero eso no significa que sean siempre los mismos los que llevan a cabo todo el trabajo. Siempre he creído que es mucho más productivo el compartir y colaborar abiertamente, que el mantener ese secretismo en lo que haces, y no haces!, detrás del correo. En muchas ocasiones puede llegar a ser hasta antiproducente.
Casi 2 años más tarde me doy cuenta de que tenía que haber empezado esta iniciativa mucho antes. Eso de volver a decir que eres dueño de nuevo de tu propia productividad no tiene precio 🙂
@mcimino y después de más de 2 años cuáles son tus conclusiones al respecto? Es posible vivir son correo electrónico? Qué ganaríamos con ello?
@elsua hay muchas conclusiones, desde luego, pero quizá algunas de las más importantes han sido el hecho de poder volver a recuperar mi productividad, de tener esa sensación de haber podido contribuir al «bien común» de la empresa participando activamente en varias redes sociales y comunidades y de una manera abierta y colaborativa contribuir a la creación y mantenimiento de conocimiento que luego puede ser reutilizado por otros compañeros.
Con esta iniciativa te das cuenta de que ya no eres el tapón de la botella que no deja que el cava salga a la luz 😉 todo lo contrario, entras a formar parte del fluir de la información y del conocimiento y a través de esas redes sociales es un constante intercambio de conocimiento que de otra manera estaría oculto en el correo electrónico.
Para los que les gusten las estadísticas, es pasar de 30 a 40 correos diarios a unos 20 semanales… Esas 2 o 3 horas que antes utilizaba cada día para procesar el correo ahora son 10 minutos y el resto del tiempo cultivando las diferentes redes sociales a las que pertenezco para seguir colaborando y compartiendo conocimientos de una manera más abierta, pública y transparente.
@mcimino En un reciente post en tu blog (http://www.elsua.net/2009/12/03/validating-social-computing-by-living-a-historial-moment-at-ibm/9 nos hablas de un momento histórico en IBM. El momento en que Lotus Connections 2.5 se ha convertido en la plataforma estratégica de colaboración y gestión del conocimiento que será utilizada por los 500ks empleados de la compañía. De qué forma cambiarán los hábitos y la manera de relacionarse de las personas?
@elsua Principalmente, en la manera en la que los empleados han ido colaborando a lo largo de los años. Colaboración e IBM siempre han ido caminando juntas de la mano, pero hasta hace poco esa colaboración era más bien en plan cerrada: entre equipos y grupos conocidos, restringida dado que las herramientas no permitían mucha participación abierta a los no-miembros, con alguna que otra dificultad para comunicarse y colaborar entre los diferentes silos que se han ido formando a lo largo de los años provocando que muchos grupos estuvieran trabajando en proyectos muy similares sin saber lo que hacía el uno y el otro.
Colaboración siempre estuvo ahí, pero de una manera «cerrada» y restringida para aquellos que formaban parte de esos grupos. Con el movimiento de Connections a un ambiente de producción y soporte completos el mensaje es claro: la colaboración pasa a ser mucho más abierta, con la opción de que tanto los vínculos fuertes, como los débiles, puedan contribuir a la compartición abierta y transparente de conocimientos y con la oportunidad de hacer que cada empleado pueda ampliar esos vínculos y convertirlos en relaciones de negocio duraderas.
Es como si de repente cada uno de esos silos abriera las puertas y se empezaran a comunicar los unos con los otros, con lo cual el fluir del conocimiento no sólo se incrementa exponencialmente, si no también los mismos trabajadores del conocimiento tendrán ahora la oportunidad de volver a humanizar (¡Y hacerla más pequeña!) su empresa y sus propias interacciones cultivando esas relaciones interpersonales desde un punto de vista de negocio y no simplemente como algo personal.
@mcimino Porqué es tan revolucionaria una solución como Lotus Connections? En que ámbitos las empresas deberían prestarle atención?
@elsua Si echas un vistazo al mercado del Enterprise 2.0 podrás ver como quizá empiece a haber ya demasiados vendedores de este tipo de tecnologías sociales para la empresa. El Lotus Connections de IBM es uno de ellos, pero a diferencia de los demás el enfoque que se le ha dado al producto desde el principio es bastante único.
Muchos productos de la rama 2.0 para la empresa se basan bien en la creación colaborativa de documentos en forma de wikis o bien son herramientas que se iniciaron en el mundo de los foros. Ambos tipos de herramientas siempre están basadas en el contenido, algo que desde luego que nos será útil a todos, pero que en estos tiempos ya no nos es suficiente.
Pues ahí tenemos Lotus Connections, con un planteamiento totalmente diferente ya que el enfoque en sí no está en el contenido (Bien wikis o foros de discusión), si no más bien en lo que realmente importa, en mi opinión: las personas. Connections prácticamente se basa en los perfiles de los diferentes individuos y como a través de otros servicios van completando en mayor o menor medida lo que puedes llegar tú a saber de los «expertos en la materia». Esa cambio radical hacia el potenciamiento de las personas por encima del contenido es lo que para mí es más revolucionario ya que volvemos a la premisa de lo que se solía hacer ya varias décadas atrás y que volvimos a dejar atrás: el contenido en sí ya no es el rey, si no las personas detrás de ese contenido y de esas interacciones a través de las redes sociales. Y eso (Entre otras muchas cosas más) es lo que actualmente ofrece Lotus Connections… Aparte, claro de haberme ayudado en estos 2 últimos años a reducir el volumen de correo electrónico que recibo en más de un 95% 😀
@mcimino Unas lecturas (libros, artículos, blogs) que sugieres para quien quiera iniciarse a la filosofía 2.0?
@elsua, Uf, quizá demasiados, pero algunos que me han gustado mucho han sido los siguientes:
- Enterprise 2.0: New Collaborative Tools for Your Organization’s Toughest Challenges (By Andy McAfee)
- Implementing Enterprise 2.0: A Practical Guide To Creating Business Value Inside Organizations With Web Technologie (by Ross Dawson)
- The Social Factor: Innovate, Ignite, and Win through Mass Collaboration and Social Networking (By Maria Azua)
- Enterprise 2.0 (By Niall Cook)
- The Whuffie Factor: Using the Power of Social Networks to Build Your Business (By Tara Hunt)
- Monkeys with Typewriters (By Jemima Gibbons)
- IBM Lotus Connections 2.5: Planning and Implementing Social Software for Your Enterprise (Multiple authors)
- Social Networking for Business: Choosing the Right Tools and Resources to Fit Your Needs (By Rawn Shah) (A punto de publicarse…)
También sería interesante echar un vistazo a este fantástico articulo escrito por un buen amigo, Oscar Berg, http://www.thecontenteconomy.com/2009/12/12-essential-free-enterprise-20-reports.html y que contiene 12 informes sobre todo lo que concierne al Enterprise 2.0 en este último. Muy, pero que muy recomendable.
@mcimino Un lugar para visitar (real o virtual)?
@elsua, Como no, Gran Canaria :-))
La red en la red (social)
Interesante «invento» de ComTweets: un «agregador de twitters» que pertenecen a la misma empresa / organización.
Con ComTweets es posible crear un espacio corporativo para agrupar los empleados y las cuentas corporativas de twitter que pertenecen a una empresa de tal manera que los nuevos empleados y los clientes o simplemente fans de la empresa puedan conocer todo lo que se está generando en twitter en un momento determinado.
La suscripción requiere que la persona se valide con una dirección email que pertenece a la dirección corporativa (para poder ser etiquetado como empleado o como cuenta «oficial») o bien con la cuenta de twitter para ser un «fan» de la organización / empresa.
Una herramienta interesante para complementar la intranet de una empresa, fomentar el uso de las redes sociales entre los empleados y también muy interesante para comunicar con clientes, proveedores y colaboradores.
El caso de Microsoft, Google o la misma IBM nos pueden dar alguna idea de como utilizar ComTweets para nuestra empresa.
Podemos comenzar a hablar de una red en la red?
Internet e Intranet, donde está la frontera?
En estos días estoy leyendo el «Manifiesto Cluetrain», todavía no he llegado a la mitad (lamentablemente el #bufbuf no me permite ir más de prisa), pero indudablemente se trata de otro libro que no deja indiferente a su lector.
Uno de los momentos que más me ha capturado la atención, es la relación directa que los autores dibujan entre Internet y las Intranets corporativas. Hasta ahora, y desde la perspectiva de la consultoría IT a las empresas, siempre habían sido mundos relacionados pero con un grado de separación muy elevado.
Por un lado la presencia en Internet es un proyecto típicamente liderado por marketing, orientado a construir la imagen de marca de la empresa o del producto y que muchas veces se queda aislado (como protegido) de los otros proyectos corporativos y de la participación de otros departamentos, como por ejemplo IT.
Por otro lado, la Intranet es un proyecto típicamente liderado por Recursos Humanos, Organización, IT en diferente medida y que puede limitarse a «portal del empleado» si básicamente recoge aquellas funcionalidades orientadas a dar servicio a los empleados en su relación laboral con la empresa, o bien puede «escalar» hacia una intranet si además añadimos funcionalidades orientadas a la colaboración, gestión del conocimiento, comunicación interna, comunicación entre empleados, y que incluso puede llegar a rozar las fronteras de la web 2.0 gracias a la creación de comunidades (profesionales o personales), blogs, etc.
Romper la barrera entre Internet (entendido como mercado de mis clientes y potenciales clientes) y la Intranet corporativa me parece una idea brillante! Se trata (resumiendo al máximo el efecto a perseguir) de dejar de hablar de nuestra empresa y nuestros productos y hacer que nuestros propios empleados hablen de ello, con el efecto que conlleva hacerlo desde una perspectiva absolutamente humana (los empleados son personas, la empresa NO).
Y desde el ángulo del trabajador, representa premiar la cultura del equipo, de la transparencia, de la orientación al cliente. Una empresa que crea y explica sus historias a través de sus empleados es una empresa honesta, creíble, transparente, veraz. Esto es bueno para el mercado y es buenos para los empleados y futuros empleados.
En el mundo 1.0, la mayoría de las veces sigo hablando con directores de marketing o de producto para diseñar la nueva web de la compañía y con directores de recursos humanos, organización, IT para hablar del nuevo portal del empleado o de la nueva intranet. 🙂
De las 95 conclusiones del manifiesto, me quedo con:
2. Los mercados consisten en seres humanos, no en sectores demográficos.
6. Internet está permitiendo conversaciones entre seres humanos que antes simplemente eran imposibles, en la era de los Medios Masivos de Comunicación.
8. En ambas, las redes de Internet abiertas y las intranets, la gente está conversando de una manera intensa y nueva.
9. Gracias a estas conversaciones interconectadas están emergiendo nuevas y poderosas formas de organización social y de intercambio de conocimiento.
12. No hay secretos. El mercado conectado sabe más sobre los productos que la empresa que los desarrolla. Y si los nuevos productos son buenos o malos, ellos se lo dicen a todo el mundo.
15. En tan solo unos pocos años la homogénea voz de los negocios (el sonido de la visión, la misión y los folletos publicitarios) va a sonar tan artificial como el lenguaje de la corte francesa del siglo XVIII.
20. Las compañías necesitan saber que algunas veces su mercado se ríe de ellas.
29. Elvis lo dijo mejor: “We can’t go on together with suspicious mind”. (No podemos seguir juntos si sospechamos mutuamente).
77. ¿Estas tan ocupado «haciendo negocios» que no puedes contestar nuestro correo electrónico? Por Dios, vaya, volveremos más tarde. Tal vez.
Conversar con los clientes a través de Twitter
Twitter se ha convertido en una excelente oportunidad para establecer conversaciones con nuestros clientes y potenciales, según la filosofía 2.0. Su inmediatez, la posibilidad de replica y difusión, su lado «humano» y otros factores que describo en la presentación adjunta hacen que, desde mi punto de vista, sea una de las herramientas claves de una buena estrategia SEM corporativa. ahora bien, como todo hay que creerlo 🙂
Y si te ha gustado la presentación, tweeteala!
conversando con mi hija
Dando continuidad a la serie de posts «conversando con», esta vez le ha tocado a mi hija. Además acabo de ver que se ha conectado a MSN… Marina, ¿no deberías estar estudiando a esta hora?
Mi hija, que cumplirá 11 en noviembre, es una adorable criatura en pleno proceso de pre-adolescencia que ha heredado todo lo bueno de su madre y de su padre. Es guapa, inteligente, lista, alegre, muy buen estudiante, educada, se preocupa por los demás….. y de mi ha heredado algo de tozudez.
Tiene todas las características de los niños de su edad y de nuestro tiempo (o al menos de los que yo conozco): impaciencia por hacer las cosas, obtener resultados y ganas de comerse el mundo!
La verdad es que muchas veces miro y escucho a mis hijos (con fines profesionales), estoy convencido que ellos hoy están transmitiéndonos señales de como será la vida mañana, como trabajarán, los valores que tendrán, su relación con los demás, etc. Nosotros hemos vivido experiencias que nos han cambiado las maneras de hacer las cosas y de relacionarnos con los demás. Ellos han nacido sin conocer «como» se hacia antes, y por lo tanto tienen una visión mucho más objetiva.
Ellos hoy están viviendo una experiencia Web 2.0 que mañana, accediendo al mercado laboral, convertirán de forma natural en Enterprise 2.0 (quizás 3.0 / 4.0…..). En este momento tienen el privilegio de no tener los prejuicios de la evolución tecnológica y social que hemos vivido en los últimos años que (a veces) en las personas adultas son el principal freno a la hora de imaginar como será el futuro.
Mientras los adultos todavía nos estamos preguntando si es bueno / regular / malo utilizar la mensajería instantánea en las empresas, mi hija cuando llega a casa (y no tiene que estudiar) se conecta y chatea con sus amigos.
Mientras los adultos todavía nos estamos preguntando cual es la mejor manera de catalogar los documentos para recuperar la información, mi hija (de una forma natural) ha entendido que el conocimiento no reside en los contenidos sino en la manera de compartir y relacionarse con los demás.
Mientras los adultos dedicamos cada día muchas horas a leer el correo que nos llega y a responder a ello, mi hija tiene una cuenta de GMAIL medio muerta y los únicos mensaje que envía dicen: «si quieres hablar con migo, conéctate a Gtalk…»
Todo esto me hace pensar… ¿no será que ellos ya saben a donde va el mundo, mientras nosotros nos empeñamos en intentar descubrirlo? Al final ellos serán los managers, consultores, emprendedores, empleados, consumidores de mañana. Ellos tienen la palabra!
Si tuviese que resumir a mi hija en «pastillas», diría:
- Todo y ahora, el concepto del consumo rápido
- Dependencia de la red
- Capacidad de buscar y encontrar lo que necesita
- Lectura digital, que sea rápida. para leer un libro.. en la cama y con tranquilidad
- El disco duro del pc… ¿para qué sirve? todo en facebook, flickr, slideshare y nosequemasrecursos..
Y cuando me preocupo por saber si está o no preparada para todo esto, entonces ella me pregunta ¿papa, me ha salido una cosa rara, que hago? … están mucho más preparados de lo que nos imaginamos!
No voy a desvelar (porque es menor de edad) el contenido de las conversaciones con mi hija… solo una frase, que normalmente me chilla desde su habitación cuando vuelvo a casa por la tarde:
Papaaaaaaaaaaaaaa, no funciona interneeeeeeeeeetttt!
lo que empieza bien, acaba mejor
Ayer tuve el privilegio de participar en una reunión de kick-off de un proyecto de nuestra compañía, organizado por el cliente.
A primera hora de la mañana nos desplazamos con todo el equipo que participará en el proyecto a las oficinas del cliente en Vilafranca del Penedés. Una vez allí cada uno de los participantes a la reunión explicó su rol y su responsabilidad en el proyecto (yo iba de espectador, pero prometí que aportaría toda mi experiencia), se definieron los objetivos principales y se estableció una lista de actividades y calendario aproximado para cumplir con los objetivos temporales del cliente.
Este tipo de reuniones es del todo habitual, aunque normalmente la participación por nuestra parte se limita al director del proyecto sin llegar a llevar todo el equipo. Pero así lo quiso nuestro cliente, ya que a continuación nos había preparado una serie de actividades para conocer la historia de la compañía y entrar más en contexto con los productos, para acabar haciendo una comida de team-building entre todos los participantes de «los 2 bandos».
Así que nos desplazamos al centro de visitas, en el cual asistimos a la proyección de un vídeo corporativo para conocer más de cerca la historia de la compañía, y participar en una sesión multisensorial en la cual sonidos, imágenes y olores nos acercaron al producto y a su relación con la natura. acabamos la mañana con una visita a las instalaciones para conocer más de cerca el proceso de fabricación y distribución.
Al final de la visita el cliente nos llevó a un restaurante privado en el cual, de una forma muy distendida e informal pudimos conversar, compartiendo ideas acercándonos más aun a la cultura del producto.
Por la tarde, algunos integrantes del equipo de trabajo siguieron la sesión con una reunión más específica de imagen corporativa.
Lamentablemente no os puedo dar más detalles, pero os aseguro que fue una experiencia inolvidable. Nos permitió llegar a tocar los productos, olerlos y percibir la pasión y la dedicación con la que desde hace más de 140 años esta familia de emprendedores catalanes se dedican a este arte.
Volviendo en el coche, el silencio. El silencio de quienes han vivido una experiencia que en sus mentes todavía no ha acabado.
Redes sociales en la empresa
Esta semana he estado trabajando en diseñar una propuesta para una importante empresa de seguros.
Nuestro cliente es el departamento de Arquitectura que se encuentra immerso en un importante proyecto de gestión del cambio.
Para soportar el proyecto y para afianzar la implantación de la nueva metodología de desarrollo de aplicaciones, nos han pedido la implantación de una Red Social corporativa para crear la comunidad de desarrolladores de la empresa.
El objetivo es fomentar la creación de «expertos» y «líderes» en el contexto del equipo de desarrollo interno y externo, pasando de un modelo colaborativo a un modelo participativo, potenciando la innovación y la adopción de la metodología entre los integrantes de la comunidad.
Aquí está el resultado!
Aprovecho para dar las gracias a Merxte y en general a los amigos de Comitare, por haberme inspirado desde su (siempre interesante) blog.
Colaboración 2.0
Lotus vs. Exchange, Exchange vs. Lotus.
Si escuchamos a cada uno de ellos hay decenas de razones para elegir su propia solución de colaboración en lugar de la solución de la competencia.
He preparado un estudio para un cliente que quiere definir su estrategia de colaboración para el futuro y me parece buena idea compartirlo aquí.
Yo personalmente me quedo con Lotus: me gusta mucho más su filosofía basada en el concepto de «servicios de colaboración» que la filosofía de Microsoft que apuesta por «el documento» como objeto principal del proceso colaborativo.
Experimentando Enterprise 2.0 con IBM Lotus Connections
Enterprise 2.0 con IBM Lotus Connections
Desde principios de 2009 lanzamos en nuestra empresa una iniciativa de «socialización», es decir la implantación de herramientas de software social para promover la innovación, compartir el conocimiento y mejorar la eficacia y la calidad de nuestro trabajo.
Apostamos, como no 🙂 , por IBM Lotus Connections, desplegando los diferentes módulos con doble objetivo de facilitar el trabajo de nuestros colaboradores y vivir en directo la experiencia de como innovar el portal del empleado de una empresa de 80 trabajadores, gracias a las herramientas de software social.
En primer lugar completamos nuestro directorio de usuario con la funcionalidad que proporciona el módulo Profiles, cada uno de nosotros completó la información de su ficha indicando no solo lo referente a lo profesional, sino explicando también aspectos más personales de su perfil. En una empresa del tamaño de la nuestra, con oficinas en Barcelona y Madrid, os aseguro que muchas veces resulta difícil asociar las caras de las personas a «avatar» de la mensajería instantánea.
Por otro lado, Profiles resume toda la información presente en el sistema que está relacionada con mi persona: comunidades a las cuales participo, entradas de blogs creadas por mi, links favoritos, actividades asignadas o de las cuales soy responsable, etc. Una instantánea dinámica de quien soy y de que hago en todo momento.
Luego llegó el momento de alimentar «la bestia» para que poco a poco se convirtiese en algo útil para la comunidad. Toda aquella información, links, documentos, páginas web, actividades, etc. que por alguna razón consideramos interesantes (dentro y fuera de los límites de nuestro firewall) se catalogan y publican en Dogear , (oreja de perro) que suena fatal pero simplemente hace referencia a cuando doblamos la esquina de una página de un libro para recordar hasta donde hemos llegado.
Dogear nos hace ahorrar montón de tiempo en nuestra actividad diaria; todo el tiempo que antes dedicábamos en buscar «aquello-que-encontré-hace-un-par-de-semanas-que-ahora-no-se-donde-lo-he-metido-me-cachis» pero también nos ayuda a «buscar mientras dormimos». Es decir, es muy probable que en una empresa de 80 personas alguien antes que yo haya buscado y marcado una determinada información. Si es así, seguramente estará en Dogear y la encontraré inmediatamente. Dicho de otra forma y partiendo de la base de que el conocimiento no sirve de nada si no se comparte (¿quién dijo eso?) Dogear nos ayuda a gestionar y compartir el conocimiento de una forma natural. La capacidad de Connections de marcar los links como públicos, privados o personales me ayuda a garantizar la confidencialidad de la información.
Blogs es el tercer módulo de Connections. Aquí hay muy poco que añadir que ya no se haya dicho. Personalmente creo que utilizar los blogs como herramienta de comunicación (interna y externa) es positivo en todos los aspectos: es la voz de las personas que componen la empresa y no de la empresa, nos ayuda a ganar credibilidad, nos ayuda a fidelizar, nos permite compartir, nos ayuda a conocer la opinión de los demás, nos ayuda a crear equipo, etc..
Pero también hay otra faceta de los blogs a la que no estamos acostumbrados: es una magnifica herramienta de colaboración. Pensad en el típico departamento de la típica empresa en el cual el típico grupo de trabajo tiene que preparar el típico plan de marketing 🙂 reuniones arriba, reuniones abajo, mails arriba, mails abajo.. decenas de megabytes en los buzones de correo y «taponando» al ancho de banda. Y al final alguien que recopila toda aquella información y redacta el informe final (mi hija diría : «el pringao»).
Imaginaros si para crear el plan de marketing aprovechásemos la simplicidad del blog: los integrantes del equipo de trabajo publican el material, escriben y comentan las ideas, intercambian las opiniones. Todo está publicado en un único punto y todo el mundo lee y conoce todo lo que los otros integrantes del equipo están haciendo. De esta forma el dichoso plan de marketing va creciendo poco a poco con el contributo de cada uno de los integrantes del equipo. (mi hija diría: así pringan todos).
Pero como la presión del mercado es cada vez más fuerte, no podemos permitirnos el lujo de que el plan de marketing se desarrolle con el ritmo de la Sagrada Familia. Para ello tenemos otro componente de connections: Activities. Con Activities (que está en la parte privada de Connections) podemos crear procesos, planificar actividades, repartir tareas y hacer seguimiento de todo ello. Es el módulo que pone orden en todos los demás módulos y que nos hace recordar que trabajamos en una empresa y se nos paga para realizar un trabajo :-).
Por último el módulo de Comunidades (que también decidimos que de momento se quedaría en la parte privada), con el cual hemos creado diferentes grupos de interés, desde seguidores y fanáticos de Lotus Notes, hasta locos por el Marketing On Line, pasando por devotos del web 2.0 … y porqué no, grupo de pádel de los martes por la tarde!
La pregunta obligada llegados a este punto sería: ¿y porqué elegir un producto «comercial» cuando todo esto ya existe en Internet? La respuesta es simple: Connections permite que mi empresa decida en todo momento la política de acceso a la información; en todo momento somos propietarios de todo lo que se publica y podemos de forma progresiva educar a nuestra organización a compartir la información y el conocimiento sin perjuicios por nuestra empresa y por nuestros colaboradores.
A la espera de las nuevas «features» del producto anuciadas en Lotusphere (el muro, microblogs, megabuscador, etc) la HomePage (también privada) se ha convertido en nuestro escritorio de trabajo 2.0. ¿Quieres socializar tu empresa? Preguntame como! 🙂
mi escritorio de trabajo
Reflexiones 2.0 (Enterprise y Personales) de Marco Cimino 