Reflexiones 2.0 (Enterprise y Personales) de Marco Cimino

Enterprise 2.0 con IBM Lotus Connections

Desde principios de 2009 lanzamos en nuestra empresa una iniciativa de «socialización», es decir la implantación de herramientas de software social para promover la innovación, compartir el conocimiento y mejorar la eficacia y la calidad de nuestro trabajo.

Apostamos, como no 🙂 , por IBM Lotus Connections, desplegando los diferentes módulos con doble objetivo de facilitar el trabajo de nuestros colaboradores y vivir en directo la experiencia de como innovar el portal del empleado de una empresa de 80 trabajadores, gracias a las herramientas de software social.

En primer lugar completamos nuestro directorio de usuario con la funcionalidad que proporciona el módulo Profiles, cada uno de nosotros completó la información de su ficha indicando no solo lo referente a lo profesional, sino explicando también aspectos más personales de su perfil. En una empresa del tamaño de la nuestra, con oficinas en Barcelona y Madrid, os aseguro que muchas veces resulta difícil asociar las caras de las personas a «avatar» de la mensajería instantánea.

Por otro lado, Profiles resume toda la información presente en el sistema que está relacionada con mi persona: comunidades a las cuales participo, entradas de blogs creadas por mi, links favoritos, actividades asignadas o de las cuales soy responsable, etc. Una instantánea dinámica de quien soy y de que hago en todo momento.

Luego llegó el momento de alimentar «la bestia» para que poco a poco se convirtiese en algo útil para la comunidad. Toda aquella información, links, documentos, páginas web, actividades, etc. que por alguna razón consideramos interesantes (dentro y fuera de los límites de nuestro firewall) se catalogan y publican en Dogear , (oreja de perro) que suena fatal pero simplemente hace referencia a cuando doblamos la esquina de una página de un libro para recordar hasta donde hemos llegado.

Dogear nos hace ahorrar montón de tiempo en nuestra actividad diaria; todo el tiempo que antes dedicábamos en buscar «aquello-que-encontré-hace-un-par-de-semanas-que-ahora-no-se-donde-lo-he-metido-me-cachis» pero también nos ayuda a «buscar mientras dormimos». Es decir, es muy probable que en una empresa de 80 personas alguien antes que yo haya buscado y marcado una determinada información. Si es así, seguramente estará en Dogear y la encontraré inmediatamente. Dicho de otra forma y partiendo de la base de que el conocimiento no sirve de nada si no se comparte (¿quién dijo eso?) Dogear nos ayuda a gestionar y compartir el conocimiento de una forma natural. La capacidad de Connections de marcar los links como públicos, privados o personales me ayuda a garantizar la confidencialidad de la información.

Blogs es el tercer módulo de Connections. Aquí hay muy poco que añadir que ya no se haya dicho. Personalmente creo que utilizar los blogs como herramienta de comunicación (interna y externa) es positivo en todos los aspectos: es la voz de las personas que componen la empresa y no de la empresa, nos ayuda a ganar credibilidad, nos ayuda a fidelizar, nos permite compartir, nos ayuda a conocer la opinión de los demás, nos ayuda a crear equipo, etc..

Pero también hay otra faceta de los blogs a la que no estamos acostumbrados: es una magnifica herramienta de colaboración. Pensad en el típico departamento de la típica empresa en el cual el típico grupo de trabajo tiene que preparar el típico plan de marketing 🙂 reuniones arriba, reuniones abajo, mails arriba, mails abajo.. decenas de megabytes en los buzones de correo y «taponando» al ancho de banda. Y al final alguien que recopila toda aquella información y redacta el informe final (mi hija diría : «el pringao»).

Imaginaros si para crear el plan de marketing aprovechásemos la simplicidad del blog: los integrantes del equipo de trabajo publican el material, escriben y comentan las ideas, intercambian las opiniones. Todo está publicado en un único punto y todo el mundo lee y conoce todo lo que los otros integrantes del equipo están haciendo. De esta forma el dichoso plan de marketing va creciendo poco a poco con el contributo de cada uno de los integrantes del equipo. (mi hija diría: así pringan todos).

Pero como la presión del mercado es cada vez más fuerte, no podemos permitirnos el lujo de que el plan de marketing se desarrolle con el ritmo de la Sagrada Familia. Para ello tenemos otro componente de connections: Activities. Con Activities (que está en la parte privada de Connections) podemos crear procesos, planificar actividades, repartir tareas y hacer seguimiento de todo ello. Es el módulo que pone orden en todos los demás módulos y que nos hace recordar que trabajamos en una empresa y se nos paga para realizar un trabajo :-).

Por último el módulo de Comunidades (que también decidimos que de momento se quedaría en la parte privada), con el cual hemos creado diferentes grupos de interés, desde seguidores y fanáticos de Lotus Notes,  hasta locos por el Marketing On Line, pasando por devotos del web 2.0 … y porqué no, grupo de pádel de los martes por la tarde!

La pregunta obligada llegados a este punto sería: ¿y porqué elegir un producto «comercial» cuando todo esto ya existe en Internet? La respuesta es simple: Connections permite que mi empresa decida en todo momento la política de acceso a la información; en todo momento somos propietarios de todo lo que se publica y podemos de forma progresiva educar a nuestra organización a compartir la información y el conocimiento sin perjuicios por nuestra empresa y por nuestros colaboradores.

A la espera de las nuevas «features» del producto anuciadas en Lotusphere (el muro, microblogs, megabuscador, etc) la HomePage (también privada) se ha convertido en nuestro escritorio de trabajo 2.0.  ¿Quieres socializar tu empresa? Preguntame como!  🙂

mi escritorio de trabajo