Archive for the ‘Colaboración’ Category
La información es poder
[tweetmeme source=”mcimino” only_single=false]Los que pertenecen a mi generación (y las anteriores, que tampoco soy tan mayor!) hemos crecido con la convicción que la información es poder.
Fruto de este «credo» la proliferación de informes, reports, escandallos, tablas, listados, gráficas, cuadros de mando y millones de formatos distintos para representar con el máximo detalle el estado de salud de la empresa o el tiempo de producción, la rentabilidad de la cadena productiva, el inventario de almacén i cualquier otra información que se consideraba de interés.
Recuerdo, en una etapa profesional anterior, un informe que llegaba a tener más de 100 páginas que recibíamos unos días antes de la celebración del comité de gestión mensual y que se suponía que cada uno de los que participábamos debíamos leer detenidamente para preparar la reunión y centrarnos en los temas realmente importantes.
Que nadie me oiga (bueno, es un manera de decir 🙂 ), pero la verdad es que nunca llegué a leerme entero en documento y sobretodo nunca llegué a interpretar en su totalidad los eventos que quedaban plasmados en él.
En la mayoría de los casos faltaba el conocimiento de otras áreas de la empresa (para un responsable de sistemas no siempre es directamente interpretable un gráfico de evolución de las ventas) y el saber poner en contexto la información, para sacar las conclusiones oportunas.
Por otro lado, el exceso de información que estamos viviendo desde hace unas décadas y la velocidad con la cual la información que recibimos ya no es válida (por la velocidad con la que cambian los escenarios hoy en día), provocan que no sirva de nada el querer profundizar en ciertos datos si no disponemos de la ayuda suficiente para poderlos interpretar.
He aquí donde adquiere una importancia vital el concepto de «colaboración», las herramientas que lo soportan y las «comunidades de expertos» en las empresas.
Siguiendo un modelo similar al de la redes sociales, el uso de las herramientas de colaboración y su evolución hacia el software social, permite instaurar en las organizaciones un modelo de relación no-jerárquico entre los distintos individuos, facilitando la trasmisión del conocimiento y la búsqueda de expertos entre los integrantes de la organización.
Poco a poco nos damos cuenta que, para tomar decisiones, resulta más importante el poder acceder a las opiniones de los expertos que el disponer de la información adecuada. Es más eficaz disponer de la ayuda de una persona de nuestra organización que sepa poner en contexto e interpretar la información que el acceso a un nivel de detalle extremo de la misma. Y estas conexiones, que se rigen por «meritocracia» y «reputación» de los proprio individuos, aportan un valor fundamental a la empresa, mejorando el proceso de toma de decisión tanto en calidad como en agilidad / tiempo.
Por otro lado, la participación activa y, a veces, visible de los miembros de la organización en el proceso de toma de decisión de la empresa, genera mayor implicación del personal y mejora su recompensa emocional.
El uso de las herramientas de colaboración vuelve a poner el acento en las personas en lugar de la información. Durante muchos años hemos dedicado nuestro tiempo en recoger, catalogar, memorizar montañas de información para que supuestamente fuera fácil de recuperar, perdiendo de vista que en muchos casos esa información pierde de valor en le mismo momento en que no sabemos interpretarla. Hoy deberíamos dedicar el tiempo en descubrir a los talentos que nos permiten interpretar la información, ayudándonos a tomar las decisiones que el negocio nos requiere.
¿cómo las redes sociales cambiarán nuestra vida (profesional)?
Desde hace unos días la interficie de nuestro CRM corporativo, SalesForce, presenta una novedad interesante: Chatter. Chatter es una especie de microblog que se alimenta manualmente respondiendo a la pregunta ¿En qué estás trabajando? (¿os suena? 🙂 ) o bien automáticamente en base a las acciones que realizamos sobre cuentas, contactos, oportunidades y tareas de nuestro escritorio de trabajo.
Chatter, además, permite tener una visión del perfil de cada usuario y de sus habilidades, similar a Linkedin, conocer sus últimas actividades y navegar por la red de seguidores y seguidos , en definitiva su red de contactos, similar a twitter. Por último (last but not least) es posible intercambiar ideas con los demás usuarios de la organización y potencialmente con toda la comunidad de usuarios y desarrolladores de la plataforma Salesforce.
Chicos, agárrense que vienen curvas! Por fin hemos roto la barrera entre la colaboración (en su versión más actual, la del software social) y las herramientas orientadas a la ejecución de procesos de negocio de la empresa.
Por fin estamos entendiendo que las herramientas de colaboración de última generación no son artilugios infernales destinados a una minoría de frikies que dedican su jornada laboral a procrastinar (perder el tiempo) hablando del talento, la innovación y la gestión del conocimiento, mientras otros trabajan duramente para llevar los dineros a casa… por fin estamos entendiendo que la colaboración está a la base de la innovación y que lo que estamos aprendiendo en las redes sociales debe ser aplicado al mundo empresarial, porqué el resultado de la empresa no está en las manos de 4 directivos brillantes que lo saben todo, sino es el resultado de todos y cada uno de los que componen la cadena del valor en una empresa.
Por fin estamos rompiendo las barreras que hay entre los que piensan y los que ejecutan, porqué quien ejecuta muchas veces es el que conoce más de cerca el negocio y los clientes, y por lo tanto tiene el criterio necesario a la hora de aportar ideas. Por fin estamos rompiendo las paredes de nuestras oficinas para practicar el crowdsourcing en beneficio de todos, y por fin estamos entendiendo que lo importante no es el conocimiento en sí, cuanto las personas que añaden criterio y ponen en contexto dicho conocimiento. Aquello de «la información es poder» ha pasado a la historia… las personas somos poder y volvemos a tener nuestro justo protagonismo gracias a la socialización de nuestro trabajo, retornando en su totalidad la responsabilidad de la procrastinación a la maquina del café, cigarros y similares. 🙂
Por fin hemos entendido el error que se ha cometido durante muchos años: el centro del conocimiento y la innovación NO es la información, en todas sus formas conocidas. Durante muchos años hemos digitalizado, clasificado, ordenado, clasificado, indexado montañas de papel que la mayoría de las veces se acaba pudriendo en esos campos blob de nuestros sistemas documentales. Ahora nos hemos dado cuenta que el verdadero conocimiento, la verdadera innovación está en las personas. Y estas no hay que digitalizarlas, clasificarlas, indezarlas, ni convertirlas en Matrix, sino simplemente proveerle de mecanismos que les permitan comunicarse y compartir ideas, dentro y fuera de la empresa. Los mismos mecanismos que estamos utilizando a diario en nuestra vida personal para compartir momentos, emociones, afinidades con nuestros amigos, conocidos o desconocidos en la red.
A partir de ahora me espero que ya no existan plataformas empresariales y herramientas de colaboración, sino sistemas de software permitan la ejecución de procesos de negocio y la colaboración a la vez. Que nuestross SAPs, Siebels, JDEdwards, Oracles, Movexs, se preocupen por nosotros preguntándonos ¿en qué estás trabajando ahora?
Por fin, bienvenidos a la R-evolución! 🙂
Replanteando la colaboración corporativa (parte 2)
En el post anterior hicimos un repaso a las distintas oportunidades que nos brinda la colaboración en el entorno empresarial. Ahora llega el momento de la acción! Cómo vamos plantear un proyecto de implantación de una plataforma de colaboración a la vez que impulsamos la cultura de la colaboración en nuestra empresa?
Un buen punto de partida es evaluar la situación actual. Esto nos dará indicios de cuáles serán las dificultades a nivel de gestión del cambio (resistencia por parte de usuarios) y que cómo priorizar las diferentes funcionalidades para alinear los resultados con las expectativas. Como en todo proyecto que implique importantes cambios en las costumbres de los usuarios, debemos dosificar la entrega de funcionalidades buscando en todo momento el equilibrio entre el esfuerzo adicional que requeriremos a nuestros usuarios con los beneficios que aporta la solución a la comunidad de usuarios.
Así necesitaremos responder a preguntas como: qué herramientas se utilizan actualmente para colaborar? Han fracasado anteriores intentos de implantación? Por qué?
Como parte de la situación actual deberemos valorar también los aspectos culturales y organizativos de la situación de partida, analizando por ejemplo si los grupos de trabajo actuales responden a un modelo jerárquico o no; que proporción de las mediciones y recompensas de los equipos de trabajo son a nivel de grupo y a nivel individual; existe información acerca de los objetivos a corto, medio y largo plazo de la compañía.
Con esta información podremos preparar una fotografía del escenario actual, evaluando también el grado de preparación de nuestra compañía para abordar un proyecto de colaboración (a nivel cultural).
Al mismo tiempo resultará muy importante marcar los objetivos que nos proponemos alcanzar con la implantación y la prioridad para cada unos de ellos, llegando a componer un mapa de situación completo que nos sirva como punto de partida para nuestro proyecto.
Una vez definido el punto de partida y los objetivos a conseguir (mejorar la comunicación interna, alcanzar mayor eficacia en el trabajo, integrar clientes y colaboradores en el proceso de diseño y definición de nuevos productos, mejorar el tiempo de respuesta al cliente, etc.), pasaremos a la definición del escenario final y el diseño del roadmap a seguir para conseguirlo.
En base al modelo de colaboración definido, los objetivos marcados y el grado de madurez de la compañía, buscaremos la implantación de las herramientas capaces de proporcionarnos la funcionalidad necesaria para alcanzar los objetivos marcados.
Así pues un primer paso de la implantación podrá ser el crear un lugar centralizado en el cual los equipos de trabajo puedan compartir documentos a la vez que se reduce el uso del correo para la distribución de información “pesada” dentro de la empresa.
En segundo lugar podremos enriquecer la información compartida añadiendo comentarios, normativa de referencia y todo tipo de información adicional útil para los equipos de trabajo, y finalmente gestionar eventos y actividades de los componentes de un grupo a través de una herramienta común.
De esta manera estamos implantando una solución basada en un modelo de colaboración jerárquico, orientado básicamente a grupos de trabajo o entornos departamentales: un grupo de personas con objetivos comunes que necesitan colaborar como parte de sus procesos de negocio (por ejemplo un departamento).
Este puede ser un primer paso hacia la colaboración corporativa de fácil implantación y retorno inmediato, que nos permitirá medir el grado de resistencia al cambio de nuestra organización, a la vez que proporciona un sistema de recompensa basado en la mejora de la eficacia del individuo que supone mejorar la organización y la difusión de la información en un equipo de trabajo y/o departamento.
Una solución de este tipo es válida para mejorar la eficiencia de los procesos, mejorar el trabajo en grupo, mejorar la comunicación interna y externa de la compañía y mejorar la percepción del servicio al cliente, integrándole en los procesos del departamento y/o el grupo de trabajo.
En otro plan, podríamos implantar una solución de mensajería instantánea y conferencias a través de la web (fácilmente integrable con la solución de espacios compartidos) para resolver además los problemas relacionados con la movilidad o la dispersión geográfica de los equipos de trabajo y los clientes, a la vez que reducimos los gastos de viaje, incrementamos nuestro margen operativo y ofrecemos a nuestros empleados más tiempo para su vida familiar.
Una de las ventajas de la colaboración es la posibilidad de desplazarnos de un modelo basado en la “presencia” a un modelo basado en la “eficacia”. Hoy en día una de las preocupaciones principales de las empresas es mantener un modelo sostenible y competitivo, compatiblemente con la importancia (cada vez mayor) que la sociedad está atribuyendo a la vida personal de los trabajadores. La colaboración ES hoy en día la solución.
Y si vemos que nuestra organización responde positivamente a los estímulos, podemos atrevernos a implantar herramientas de colaboración basadas en comunidades (que siguen el paradigma de las redes sociales), utilizando blogs para compartir información relevante, ideas y fomentar la innovación así como agregadores de RSS para distribuir información relevante que se genera fuera de la compañía, marcadores para compartir el conocimiento así como perfiles y redes de contactos para definir nuestra propia red de expertos y gestionar el talento de la compañía.
Estas herramientas responden a un modelo de colaboración no jerárquico, basado en comunidades moderadas o de libre creación que se componen de personas que tienen intereses comunes pero que no necesariamente desarrollan una misma actividad según unos intereses comunes en el ámbito de un grupo de trabajo y/o departamento.
En este caso el modelo de recompensa se basa en el reconocimiento por parte de la comunidad de los expertos presentes en la compañía y en el acceso al conocimiento por parte de las personas que buscan ayuda en la realización de su trabajo o, en general, en la toma de decisiones.
Este es un modelo de colaboración menos formal pero mucho más potente que el anterior, que premia el individuo por encima del documento y la información.
Una vez definido, diseñado e implantado nuestro modelo de colaboración deberíamos plantearnos en qué momento y cómo integrarlo en nuestros procesos de negocio empresariales…. To be continued 🙂
Replanteando la colaboración corporativa (parte 1)
Esta mini-serie de posts, inspirada en el libro «Colaboración para dummies – edición limitada para IBM» , quiere analizar la evolución del modelo de colaboración empresarial provocada por la aparición de las redes sociales en internet, y proporcionar una serie de conceptos e ideas para implantar un modelo de colaboración adecuado para una empresa. Agradezco al departamento de comunicación de IBM cortésmente me ha facilitado un ejemplar del libro.
En el pasado se asociaba el concepto de colaboración a la gestión de la información desestructurada de la compañía por parte de grupos de trabajo que participaban en una actividad común.
Básicamente se trataba de gestionar documentos que distintas personas que formaban parte de un grupo de trabajo podían clasificar y compartir entre ellos y con otras personas de la compañía.
Era, de alguna forma, una “versión” de la gestión documental en ámbito departamental y en general para grupos reducidos de personas.
La diferencia de la colaboración con respeto a la gestión documental tradicional radicaba en la posibilidad de gestionar esta información según un patrón que no necesariamente estaba definido a priori (como tal vez requería una plataforma de gestión documental tradicional) sino que el esquema (la estructura de clasificación de los documentos) se iba adaptando a las necesidades de sus utilizadores.
Por otra parte se definían como herramientas de “comunicación” el correo y la mensajería instantánea (ya sea pública o basada en plataformas corporativas privadas).
Hoy en día el tratamiento de esta información, la comunicación entre las personas y la ejecución de los procesos de negocio de las empresas tienen un punto de encuentro en la colaboración corporativa, llegando a ampliar su definición hasta llegar a la “construcción de la cultura que sustenta la innovación empresarial”.
Colaborar significa establecer relaciones entre las distintas personas que intervienen en un proceso de negocio, con el objetivo de:
– Recopilar la información necesaria para desarrollar nuevas ideas
– Intercambiar puntos de vista
– Tomar las mejores decisiones posibles
– Poner en común los objetivos
– Hacer en trabajo en menor tiempo
– Potenciar las habilidades de cada uno
– Disponer de los mecanismos para solucionar los problemas
El punto central de la colaboración no es la tecnología, sino las personas y su convicción que todos los individuos desempeñan un papel importante en el proceso y tienen la capacidad de mejorarlo constantemente gracias a la capacidad de compartir ideas, habilidades e información.
Distintos modelos de colaboración
Existen muchos modelos de colaboración, aunque en el mundo empresarial pondríamos en los dos extremos a la “colaboración en equipos” y la “colaboración en comunidades”.
La colaboración en equipos es el modelo tradicional de colaboración empresarial: los equipos reúnen a personas con cualidades y habilidades complementarias que, combinadas ayudan a obtener un mejor resultado. Es un modelo de colaboración formal y normalmente estructurado.
Las características de este modelo suelen ser:
– Las personas que componen el equipo se conocen.
– Las tareas se reparten entre las personas y cada uno espera que los demás cumplan su asignación.
– Los integrantes del equipo tienen roles y dependencias definidas.
– Los equipos tienen objetivos, instrucciones y fechas definidas para llevar a cabo su actividad.
Por otra parte, la colaboración en comunidades aparece de la mano de las redes sociales en internet, ampliando su definición más allá del compartir información. Un modelo basado en comunidades enfatiza las personas que componen la comunidad, promoviendo sus habilidades en beneficio de la comunidad, produciendo y compartiendo el conocimiento, fomentando y potenciando el talento y la innovación.
Este modelo de colaboración suele ser menos formal y estructurado que la colaboración en equipo. Los miembros se unen a comunidades (internas y/o externas a la compañía) para formular preguntas, plantear ideas, pedir consejo, intercambiar información. Con el aumento del intercambio de información y la interacción entre personas, los miembros de la comunidad amplían sus conocimientos, generan nuevas ideas y trabajan sobre ellas para mejorarlas.
Este modelo de colaboración es fundamental para os procesos de aprendizaje, investigación e innovación.
Las características de este modelo suelen ser:
– Los miembros acuden a la comunidad porqué comparten un interés común. No es necesario que los miembros se conozcan previamente.
– Generalmente este tipo de comunidades no se utilizan para la gestión de proyectos y procesos de negocio, pero sí pueden utilizarse para gestionar un cambio.
– Las comunidades actúan si una planificación establecida. La comunidad se va desarrollando continuamente, sobre la marcha.
Herramientas de colaboración
Hoy en día disponemos de una gran cantidad de herramientas de colaboración, de distinta orientación: pensadas para colaboración en equipo, colaboración en comunidades, de uso público (personas que pertenecen a distintas organizaciones las utilizan pudiendo interactuar entre si, por ejemplo Google Groups) y de uso privado (son parte de las intranets corporativas de las empresas y están dirigidas a empleados, clientes, proveedores y colaboradores).
Entre las herramientas tradicionales encontramos el correo electrónico, agendas compartidas, gestión de documentos y espacios de trabajo, sistemas de gestión y seguimiento de actividades y plataformas de comunicaciones unificadas (mensajería instantánea, videoconferencia, VoIP).
En los últimos años han empezado a aparecer soluciones basadas en los principios de las redes sociales en internet. Dichas soluciones están cambiando el paradigma de la colaboración en la empresa, desplazando cada vez más el foco desde “la información” hacia “la persona” capaz de generar la información.
Al facilitar la interacción e integración de las personas, las herramientas de redes sociales transforman internet, facilitando a todo el mundo no solo consumir contenidos sino contribuir activamente a la creación y personalización del mismo. Estas herramientas ayudan a las personas a crear y dinamizar comunidades basadas en intereses comunes, facilitando la conexión con otras personas, sus ideas y experiencias.
Las herramientas de redes sociales proporcionan una forma alternativa y potente de colaborar. Las herramientas de redes sociales permiten compartir opiniones y experiencias con el resto de una comunidad.
Blogs: Los blogs son sitios que las personas crean para publicar información y opiniones acerca de eventos, ideas o cualquier otro argumento que se desee debatir. Un blog permite a los componentes de una comunidad poner a debate ideas e intercambiar opiniones.
Mashups: Los mashups permiten a los usuarios combinar varios servicios o fuentes de información, obteniendo una visión unificada de la información. Así por ejemplo es posible combinar un CRM con Google Maps para disponer de un mapa de la dirección del cliente que vamos a visitar.
Microblogs: En un microblog las personas comparten mensajes cortos (en Twitter, por ejemplo de 140 caracteres). Un microblog permite a los integrantes de un equipo de trabajo intercambiar información y estado entre los integrantes del equipo.
RSS: RSS hace referencia a un sistema que permite suscribir una fuente de datos (página web, un documento en un sistema documental, un microblog) para recibir de forma automática cualquier actualización de contenido. Un sistema RSS, por ejemplo, nos permitiría suscribir una categoría de documentos en un sistema documental para recibir automáticamente los nuevos documentos a medida que se publiquen.
Marcadores sociales: Los marcadores sociales permiten catalogar, guardar y compartir con otras personas direcciones útiles. Un sistema de marcadores sociales corporativo, por ejemplo, permitiría compartir, para un equipo técnico, información de utilidad disponible en internet para la correcta instalación de los productos.
Herramientas de comunicación unificadas: Estas herramientas aprovechan las nuevas tecnologías para integrar la comunicación de distintos canales en una única herramienta. Es posible, por ejemplo, gestionar las llamadas telefónicas desde un sistema CRM o realizar una videoconferencia desde nuestro pc.
Portales web: Los portales web permiten agregar contenidos, procesos, personas y servicios en un único panel integrado y personalizado. Un director comercial, por ejemplo, puede personalizar fácilmente su página de inicio del portal para publicar los indicadores principales para el seguimiento de los objetivos de venta de la compañía.
Wikis: Los wikis son sitios web de colaboración en los que cualquier persona puede añadir contenido o editar el contenido existente. Una empresa puede crear un wiki privado para compartir conocimiento entre sus empleados, comunicar información, publicar políticas y buscar e intercambiar nuevas ideas o proyectos.
La adopción de herramientas de redes sociales en la empresa, facilita la colaboración aportando importantes ventajas:
Información más fácil de buscar, compartir y utilizar: los wikis, blogs y las comunidades pueden ayudar a trasladar la información del pc de los empleados para que sea más fácil su búsqueda.
Localizar a la persona adecuada en el momento adecuado: cuando las personas trabajan de forma remota y en ubicaciones dispersas, puede resultar muy difícil encontrar y localizar a la persona adecuada. En ciertos casos puede resultar muy difícil incluso determinar quién es esa persona, y otras veces es posible saber quién es la persona adecuada, pero no es posible establecer contacto con ella debido a su ubicación o a las diferentes zona horarias. Los perfiles internos online ayudan a encontrar a las personas dentro de una organización en base a las relaciones con otras personas y a su expertise. Ahora es posible identificar y conectar rápidamente con las personas que disponen de la experiencia necesaria, en el momento adecuado.
Fomentar la innovación: ayudando a compartir el conocimiento, las opiniones y las ideas de los expertos es posible fomentar y acelerar la creación de nuevos e innovadores productos, servicios e ideas.
Aportar orden en el medio del caos: unificar el acceso a la información y las aplicaciones corporativas, reduciendo la curva de aprendizaje y los errores, incrementando la eficacia de las personas.
to be continued….. 🙂
Reflexiones 2.0 (Enterprise y Personales) de Marco Cimino 