Reflexiones 2.0 (Enterprise y Personales) de Marco Cimino

Esta mini-serie de posts, inspirada en el libro «Colaboración para dummies – edición limitada para IBM» , quiere analizar la evolución del modelo de colaboración empresarial provocada por la aparición de las redes sociales en internet, y proporcionar una serie de conceptos e ideas para implantar un modelo de colaboración adecuado para una empresa. Agradezco al departamento de comunicación de IBM cortésmente me ha facilitado un ejemplar del libro.

En el pasado se asociaba el concepto de colaboración a la gestión de la información desestructurada de la compañía por parte de grupos de trabajo que participaban en una actividad común.

Básicamente se trataba de gestionar documentos que distintas personas que formaban parte de un grupo de trabajo podían clasificar y compartir entre ellos y con otras personas de la compañía.

Era, de alguna forma, una “versión” de la gestión documental en ámbito departamental y en general para grupos reducidos de personas.

La diferencia de la colaboración con respeto a la gestión documental tradicional radicaba en la posibilidad de gestionar esta información según un patrón que no necesariamente estaba definido a priori (como tal vez requería una plataforma de gestión documental tradicional) sino que el esquema (la estructura de clasificación de los documentos) se iba adaptando a las necesidades de sus utilizadores.

Por otra parte se definían como herramientas de “comunicación” el correo y la mensajería instantánea (ya sea pública o basada en plataformas corporativas privadas).

Hoy en día el tratamiento de esta información, la comunicación entre las personas  y la ejecución de los procesos de negocio de las empresas tienen un punto de encuentro en la colaboración corporativa, llegando a ampliar su definición hasta llegar a la “construcción de la cultura que sustenta la innovación empresarial”.

Colaborar significa establecer relaciones entre las distintas personas que intervienen en un proceso de negocio, con el objetivo de:

–          Recopilar la información necesaria para desarrollar nuevas ideas

–          Intercambiar puntos de vista

–          Tomar las mejores decisiones posibles

–          Poner en común los objetivos

–          Hacer en trabajo en menor tiempo

–          Potenciar las habilidades de cada uno

–          Disponer de los mecanismos para solucionar los problemas

El punto central de la colaboración no es la tecnología, sino las personas y su convicción que todos los individuos desempeñan un papel importante en el proceso y tienen la capacidad de mejorarlo constantemente gracias a la capacidad de compartir ideas, habilidades e información.

Distintos modelos de colaboración

Existen muchos modelos de colaboración, aunque en el mundo empresarial pondríamos en los dos extremos a la “colaboración en equipos” y la “colaboración en comunidades”.

La colaboración en equipos es el modelo tradicional de colaboración empresarial: los equipos reúnen a personas con cualidades y habilidades complementarias que, combinadas ayudan a obtener un mejor resultado. Es un modelo de colaboración formal y normalmente estructurado.

Las características de este modelo suelen ser:

–          Las personas que componen el equipo se conocen.

–          Las tareas se reparten entre las personas y cada uno espera que los demás cumplan su asignación.

–          Los integrantes del equipo tienen roles y dependencias definidas.

–          Los equipos tienen objetivos, instrucciones y fechas definidas para llevar a cabo su actividad.

Por otra parte, la colaboración en comunidades aparece de la mano de las redes sociales en internet, ampliando su definición más allá del compartir información. Un modelo basado en comunidades enfatiza las personas que componen la comunidad, promoviendo sus habilidades en beneficio de la comunidad, produciendo y compartiendo el conocimiento, fomentando y potenciando el talento y la innovación.

Este modelo de colaboración suele ser menos formal y estructurado que la colaboración en equipo. Los miembros se unen a comunidades (internas y/o externas a la compañía) para formular preguntas, plantear ideas, pedir consejo, intercambiar información. Con el aumento del intercambio de información y la interacción entre personas, los miembros de la comunidad amplían sus conocimientos, generan nuevas ideas y trabajan sobre ellas para mejorarlas.

Este modelo de colaboración es fundamental para os procesos de aprendizaje, investigación e innovación.

Las características de este modelo suelen ser:

–          Los miembros acuden a la comunidad porqué comparten un interés común. No es necesario que los miembros se conozcan previamente.

–          Generalmente este tipo de comunidades no se utilizan para la gestión de proyectos y procesos de negocio, pero sí pueden utilizarse para gestionar un cambio.

–          Las comunidades actúan si una planificación establecida. La comunidad se va desarrollando continuamente, sobre la marcha.

Herramientas de colaboración

Hoy en día disponemos de una gran cantidad de herramientas de colaboración, de distinta orientación: pensadas para colaboración en equipo, colaboración en comunidades, de uso público (personas que pertenecen a distintas organizaciones las utilizan pudiendo interactuar entre si, por ejemplo Google Groups)  y de uso privado (son parte de las intranets corporativas de las empresas y están dirigidas a empleados, clientes, proveedores y colaboradores).

Entre las herramientas tradicionales encontramos el correo electrónico, agendas compartidas, gestión de documentos y espacios de trabajo, sistemas de gestión y seguimiento de actividades y plataformas de comunicaciones unificadas (mensajería instantánea, videoconferencia, VoIP).

En los últimos años han empezado a aparecer soluciones basadas en los principios de las redes sociales en internet. Dichas soluciones están cambiando el paradigma de la colaboración en la empresa, desplazando cada vez más el foco desde “la información” hacia “la persona” capaz de generar la información.

Al facilitar la interacción e integración de las personas, las herramientas de redes sociales transforman internet, facilitando a todo el mundo no solo consumir contenidos sino contribuir activamente a la creación y personalización del mismo. Estas herramientas ayudan a las personas a crear y dinamizar comunidades basadas en intereses comunes, facilitando la conexión con otras personas, sus ideas y experiencias.

Las herramientas de redes sociales proporcionan una forma alternativa y potente de colaborar. Las herramientas de redes sociales permiten compartir opiniones y experiencias con el resto de una comunidad.

Blogs: Los blogs son sitios que las personas crean para publicar información y opiniones acerca de eventos, ideas o cualquier otro argumento que se desee debatir. Un blog permite a los componentes de una comunidad poner a debate ideas e intercambiar opiniones.

Mashups: Los mashups permiten a los usuarios combinar varios servicios o fuentes de información, obteniendo una visión unificada de la información. Así por ejemplo es posible combinar un CRM con Google Maps para disponer de un mapa de la dirección del cliente que vamos a visitar.

Microblogs: En un microblog las personas comparten mensajes cortos (en Twitter, por ejemplo de 140 caracteres). Un microblog permite a los integrantes de un equipo de trabajo intercambiar información y estado entre los integrantes del equipo.

RSS: RSS hace referencia a un sistema que permite suscribir una fuente de datos (página web, un documento en un sistema documental, un microblog) para recibir de forma automática cualquier actualización de contenido. Un sistema RSS, por ejemplo, nos permitiría suscribir una categoría de documentos en un sistema documental para recibir automáticamente los nuevos documentos a medida que se publiquen.

Marcadores sociales: Los marcadores sociales permiten catalogar, guardar y compartir con otras personas direcciones útiles. Un sistema de marcadores sociales corporativo, por ejemplo, permitiría compartir, para un equipo técnico, información de utilidad disponible en internet para la correcta instalación de los productos.

Herramientas de comunicación unificadas: Estas herramientas aprovechan las nuevas tecnologías para integrar la comunicación de distintos canales en una única herramienta. Es posible, por ejemplo, gestionar las llamadas telefónicas desde un sistema CRM o realizar una videoconferencia desde nuestro pc.

Portales web:  Los portales web permiten agregar contenidos, procesos, personas y servicios en un único panel integrado y personalizado. Un director comercial, por ejemplo, puede personalizar fácilmente su página de inicio del portal para publicar los indicadores principales para el seguimiento de los objetivos de venta de la compañía.

Wikis: Los wikis son sitios web de colaboración en los que cualquier persona puede añadir contenido o editar el contenido existente. Una empresa puede crear un wiki  privado para compartir conocimiento entre sus empleados, comunicar información, publicar políticas y buscar e intercambiar nuevas ideas o proyectos.

La adopción de herramientas de redes sociales en la empresa, facilita la colaboración aportando importantes ventajas:

Información más fácil de buscar, compartir y utilizar: los wikis, blogs y las comunidades pueden ayudar a trasladar la información del pc de los empleados para que sea más fácil su búsqueda.

Localizar a la persona adecuada en el momento adecuado: cuando las personas trabajan de forma remota y en ubicaciones dispersas, puede resultar muy difícil encontrar y localizar a la persona adecuada. En ciertos casos puede resultar muy difícil incluso determinar quién es esa persona, y otras veces es posible saber quién es la persona adecuada, pero no es posible establecer contacto con ella debido a su ubicación o a las diferentes zona horarias. Los perfiles internos online ayudan a encontrar a las personas dentro de una organización en base a las relaciones con otras personas y a su expertise. Ahora es posible identificar y conectar rápidamente con las personas que disponen de la experiencia necesaria, en el momento adecuado.

Fomentar la innovación: ayudando a compartir el conocimiento, las opiniones y las ideas de los expertos es posible fomentar y acelerar la creación de nuevos e innovadores productos, servicios e ideas.

Aportar orden en el medio del caos: unificar el acceso a la información y las aplicaciones corporativas, reduciendo la curva de aprendizaje y los errores, incrementando la eficacia de las personas.

to be continued….. 🙂