Reflexiones 2.0 (Enterprise y Personales) de Marco Cimino

Una de las prioridades de las Empresas en la actualidad es resolver la problemática de la gestión de documentos y el tratamiento de la información en sus procesos de negocio.

He aquí que el mercado IT ofrece muchas oportunidades de implantación de soluciones de gestión documental y los fabricantes de soluciones están haciendo foco en la creación de productos cada vez más complejos, capaces de resolver de forma global las necesidades de tratamiento de los documentos (ECM).

Básicamente se trata de soluciones «monolíticas» que cubren todos los aspectos, desde el diseño de formularios para la entrada de los datos o metadatos, el diseño y ejecución de las actividades asociadas con el proceso o documento (BPM o workflow), y evidentemente la indexación, catalogo y búsqueda de la información en el repositorio.

IBM Filenet, Documentum y muchos otros cumplen con estas especificaciones funcionales y parten de un principio comun: el diseño de soluciones «document centric».

Un ejemplo clasico podría ser la gestión de siniestros de una compañía de seguros: se digitaliza el parte del siniesto o se entran en un formulario los datos recibidos por teléfono al call center. Se informa el profesional que realizará el peritaje y se comunica al cliente la fecha en que será realizado. El perito entra en un formulario el resultado del peritaje; se autoriza la reparación del vehículo. Más tarde se adjuntará a factura del taller y el expediente se cerrará con la liquidación de la factura.

Es un ejemplo simple en el cual participan documentos, personas (internas y externas a la compañía)en el contexto de un proceso de negocio.Todo se resuelve definiendo los diferentes tipos documentales que participan en el proceso, creando los formularios de entrada de datos y normalmente agregando funciones de digitalización / OCR para agilizar el tratamiento de la información, convirtiendo lo desestructurado en estructurado.
Lamentablemente se han visto reales «barbaridades» en la implantación de soluciones de este tipo, en las cuales se llega al absurdo que todas entidades de negocio se tratan como si fuesen «tipos documentales», obteniendo como resultado que para dar de alta un «tipo de siniestro» en una tabla, es necesario crear un documento vacío en el gestor documental. Tremendo! 🙂

Pero si le damos la vuelta a la tortilla e intentamos ser un poco más creativos podemos buscar una solución diferente basada en una arquitectura «process centric».

En este segundo escenario tendremos una capa de servicios de agregación y presentación, por ejemplo un portal. Para gestionar las actividades en el contexto de un proceso necesitaremos un workflow, o mejor un motor BPM. Y finalmente en la parte de arquitectura de la información necesitaremos acceder a diferentes tipos de servicios: servicios de negocio (que serán el resultado de aplicar una capa de servicio a nuestras clases de negocio; como por ejemplo la clase «asegurado»); servicios de documentos, que nos permitirán acceder al repositorio documental. Y finalmente servicios de contenidos, ya que no toda la información no estructurada necesariamente es un documento; dicho de otra forma, hay contenidos (como los términos y condiciones de un producto de una compañía de seguros) que en el momento que se contextualizan en una póliza (como resultado de la unión de la entidad producto con la entidad cliente) se convierten en un documento.

Como resultado obtenemos una arquitectura orientada a servicios (SOA) en la cual el motor BPM orquesta un proceso de negocio en el cual pueden (o no) participar uno o más documentos. En este dibujo encaja mucho más un producto de gestión documental basado en el concepto de middleware, como IBM DB2 Content Manager, no tan rico en interficie de usuario como otros (ni falta que le hace, ya que de la interficie se ocupa el portal) pero muy potente en cuanto a APIs y servicios.

Ventajas: esta arquitectura soporta todos los procesos de negocio (hayan documentos o no); y no importa cuantos documentos puedan haber en un proceso. Se integra mucho mejor con las entidades de negocio / sistemas de gestión (ERP). Se puede integrar en un cotexto mucho más amplio de aplicaciones, contenidos, etc ya que utiliza una interficie de usuario no dedicada y muy potente.