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ECM, BPM o SOA?
Una de las prioridades de las Empresas en la actualidad es resolver la problemática de la gestión de documentos y el tratamiento de la información en sus procesos de negocio.
He aquí que el mercado IT ofrece muchas oportunidades de implantación de soluciones de gestión documental y los fabricantes de soluciones están haciendo foco en la creación de productos cada vez más complejos, capaces de resolver de forma global las necesidades de tratamiento de los documentos (ECM).
Básicamente se trata de soluciones «monolíticas» que cubren todos los aspectos, desde el diseño de formularios para la entrada de los datos o metadatos, el diseño y ejecución de las actividades asociadas con el proceso o documento (BPM o workflow), y evidentemente la indexación, catalogo y búsqueda de la información en el repositorio.
IBM Filenet, Documentum y muchos otros cumplen con estas especificaciones funcionales y parten de un principio comun: el diseño de soluciones «document centric».
Un ejemplo clasico podría ser la gestión de siniestros de una compañía de seguros: se digitaliza el parte del siniesto o se entran en un formulario los datos recibidos por teléfono al call center. Se informa el profesional que realizará el peritaje y se comunica al cliente la fecha en que será realizado. El perito entra en un formulario el resultado del peritaje; se autoriza la reparación del vehículo. Más tarde se adjuntará a factura del taller y el expediente se cerrará con la liquidación de la factura.
Es un ejemplo simple en el cual participan documentos, personas (internas y externas a la compañía)en el contexto de un proceso de negocio.Todo se resuelve definiendo los diferentes tipos documentales que participan en el proceso, creando los formularios de entrada de datos y normalmente agregando funciones de digitalización / OCR para agilizar el tratamiento de la información, convirtiendo lo desestructurado en estructurado.
Lamentablemente se han visto reales «barbaridades» en la implantación de soluciones de este tipo, en las cuales se llega al absurdo que todas entidades de negocio se tratan como si fuesen «tipos documentales», obteniendo como resultado que para dar de alta un «tipo de siniestro» en una tabla, es necesario crear un documento vacío en el gestor documental. Tremendo! 🙂
Pero si le damos la vuelta a la tortilla e intentamos ser un poco más creativos podemos buscar una solución diferente basada en una arquitectura «process centric».
En este segundo escenario tendremos una capa de servicios de agregación y presentación, por ejemplo un portal. Para gestionar las actividades en el contexto de un proceso necesitaremos un workflow, o mejor un motor BPM. Y finalmente en la parte de arquitectura de la información necesitaremos acceder a diferentes tipos de servicios: servicios de negocio (que serán el resultado de aplicar una capa de servicio a nuestras clases de negocio; como por ejemplo la clase «asegurado»); servicios de documentos, que nos permitirán acceder al repositorio documental. Y finalmente servicios de contenidos, ya que no toda la información no estructurada necesariamente es un documento; dicho de otra forma, hay contenidos (como los términos y condiciones de un producto de una compañía de seguros) que en el momento que se contextualizan en una póliza (como resultado de la unión de la entidad producto con la entidad cliente) se convierten en un documento.
Como resultado obtenemos una arquitectura orientada a servicios (SOA) en la cual el motor BPM orquesta un proceso de negocio en el cual pueden (o no) participar uno o más documentos. En este dibujo encaja mucho más un producto de gestión documental basado en el concepto de middleware, como IBM DB2 Content Manager, no tan rico en interficie de usuario como otros (ni falta que le hace, ya que de la interficie se ocupa el portal) pero muy potente en cuanto a APIs y servicios.
Ventajas: esta arquitectura soporta todos los procesos de negocio (hayan documentos o no); y no importa cuantos documentos puedan haber en un proceso. Se integra mucho mejor con las entidades de negocio / sistemas de gestión (ERP). Se puede integrar en un cotexto mucho más amplio de aplicaciones, contenidos, etc ya que utiliza una interficie de usuario no dedicada y muy potente.
Optimizar la inversión IT
Es evidente que en momentos de crisis hay que optimizar (que es diferente de «eliminar» 🙂 ) los costes para concentrar los esfuerzos en iniciativas que nos garanticen un retorno de la inversión mesurable.
Pero también es verdad que una buena disciplina a la hora de llevar a cabo nuestras iniciativas IT es una practica «sana» que a pesar de la crisis deberíamos aplicar como un hábito más en nuestro rol de gestores IT (o gestores del presupuesto IT) de nuestra empresa.
Partimos de la idea que el coste de una iniciativa no es única y exclusivamente el precio que deberemos pagar a nuestro partner (no me gusta la palabra proveedor) para obtener un cierto objetivo, sino que a este deberemos sumar el esfuerzo de nuestro personal interno (que también cobra un sueldo y por lo tanto representa un coste) y el coste potencial que puede representar el no llevar a cabo el proyecto en los términos y según las especificaciones marcadas por nuestros usuarios.
En definitiva se trata de tener en cuenta una serie de factores más allá del puro coste de «construcción» con la finalidad de evaluar las posibles propuestas y elegir la que en su globalidad nos permita asegurar que nuestro presupuesto se está gastando de la mejor forma posible. Resumiendo:
Define con el máximo detalle los requisitos (funcionales y no) del proyecto: por muy obvio que parezca y por muy «vaga» que sea la naturaleza humana (definir y documentar en detalle los requisitos es un trabajo muchas veces tedioso), es la parte más importante de un proyecto. Sin requisitos no hay posibilidad de evaluar las propuestas, sin requisitos no somos capaces de testear las entregas y de evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y de satisfacción de nuestros usuarios. Sin requisitos no somos nadie! 🙂
Elije el partner por su experiencia específica: somos Mediterráneos (yo en realidad soy Adriático 🙂 ) y a veces aplicamos la formula del «mejor malo conocido…..». En el mercado actual de la tecnología se suman una cantidad impresionante de factores (plataforma, lenguaje, integración) que complican de forma exagerada los aspectos ya complicados del negocio y el conocimiento del sector que se requiere para llevar a cabo un proyecto. Ya no es suficiente haber realizado un proyecto similar, sino que es imprescindible tener experiencia contrastada (no deje de comprobar las referencias) en proyectos basados en la misma tecnología y con objetivos funcionales parecidos.
El precio no lo es todo: dicho de otra forma, calcule una puntuación para cada propuesta teniendo en cuenta el precio de la oferta, el contenido técnico y funcional de la propuesta, el número de referencias contrastadas de proyectos similares en la misma tecnología o solución y finalmente la duración del calendario del proyecto. Habrá que tener en cuenta que los extremos siempre son malos (ni demasiado barato, ni demasiado caro, ni demasiado pronto, ni demasiado tarde) aunque la formula que siempre me ha funcionado ha sido la de ponderar las puntaciones en base a las referencias. Cuanta más experiencia tenga un partner, más su propuesta se acercará a la realidad.
Prevé la dedicación de los recursos internos: sería un error el pretender que los proyectos se lleven a cabo sin implicación de los recursos internos de la empresa. Es necesario preveer y planificar los esfuerzos de las personas que participaran y poder garantizar su dedicación «por la parte que le toca».
Un buen resultado es la mejor forma de reducir los costes en los proyectos IT!
Internet: porqué hay que estar?
Parece obvia la respuesta; sin embargo todavía hay una cantidad considerable de empresas que consideran que la presencia en internet no aporta valor al negocio.
Os dejo una presentación que simplemente quiere dar algunas ideas de como defender un proyecto internet en nuestra empresa.
Es un documento que preparé hace unos días para un pequeño laboratorio farmacéutico.
hoy no puedo dormir
Ya son la 1:40 de la madrugada y estoy sentado en el sofá sin poder dormir. No, no tengo mala conciencia, ni tampoco me falta el sueño. De hecho me cuesta mantener los ojos abiertos y si pienso en que me faltan tan solo 4 horas y 20 minutos para que mi despertador empiece a sonar, me da algo!
La razón por la que no puedo dormir es que me he tropezado (no de forma casual) con «del 1.0 al 2.0 – claves del nuevo marketing» , un eBook escrito por un grupo de 18 profesionales, algunos de los cuales nos encontramos casi cada día en Twitter.
Hasta el momento he llegado a la página 165 de 271 y he tenido la necesidad casi física de escribir 4 palabras dirigidas a los autores.
En primer lugar BRAVO por la idea: un trabajo «colaborativo» (que mal suena, pero es así) en el cual se repasan todas y cada una de las claves del marketing 2.0. Todo lo que hasta ahora se podía encontrar en diferentes publicaciones, ahora concentrado en una especie «pastilla de sabiduría» a la cual basta añadir una pizca de tiempo y tranquilidad para convertirla en una lectura amena e interesante.
En segundo lugar BRAVO por el formato: un libro cuyos contenidos son de libre descarga y que está disponible (para los amantes del formato tradicional) en «formato libro», previo pago del importe correspondiente (ehhh, yo he comprado un ejemplar!). Por fin alguien que cree en lo que se predica: «el conocimiento no sirve de nada si no se comparte» – esto si que es 2.0!!
En tercer lugar BRAVO por los contenidos: directos, claros y concretos, con muchos ejemplos y de gran calidad. Un título que no puede faltar en vuestras bibliotecas.
Y ahora si, ya me puedo ir a dormir.. oppsss aqui vá el link para la descarga 🙂
Apple, BUUUUUUUUUUU!
Desde que me pasé de Windows a Ubuntu, hará un par de semanas (o tres, o quizás más), solo me ha quedado una única frustración: descubrir que no existe una versión de iTunes para Ubuntu!
Mientras sigo sin podermelo creer (toda la vida había pensado que Apple era un fabricante diferente), no entiendo el porqué siguen existiendo fabricantes de software que obliguen a utilizar un sistema operativo concreto. ¿no sería lo mismo que obligar a los usuarios a utilizar una marca concreta de ordenador? ¿a caso el ordenador sirve de algo sin sistema operativo? ¿no deberíamos obligar a los fabricantes a distribuir versiones de sus productos para cada plataforma?
Desde mi corazón: Apple, BUUUUUUUUUUUU 😦
Crisis: ¿donde están las oportunidades?
Mientras sigo alucinando con mi UBUNTU 🙂 y llegando cerca del cierre de trimestre (el concepto de cierre para cualquier responsable comercial es una pesadilla), quiero sacar alguna conclusión respeto a la crisis en el sector IT y las posibles oportunidades que están empezando a detectarse en el mercado.
Para los grandes fabricantes de software (IBM, Oracle, SAP, etc..) se está manifestando un escenario curioso: si bien la capacidad del mercado para absorber a nuevos productos está bajando ligeramente respeto al año pasado, hay una tendencia a la concentración provocada por un lado a la desaparición de alguna marca (por debilidad financiera o por adquisición por parte de la competencia más fuerte) y por el otro por el efecto “confianza” del propio mercado, ya que los clientes utilizan la solvencia del fabricante como elemento diferencial a la hora de decidir.
Este efecto concentración provoca en definitiva que es “pastel” sea más reducido pero lo sea también el número de players que concurren a la repartición. Para IBM, Oracle y unos cuantos más es una gran oportunidad para incrementar sus volúmenes de negocio en un momento de crisis como el actual.
Para las empresas de servicios que se dedican a la implantación de soluciones (integradores, consultoras, implantadores, etc.), es difícil identificar un camino único hacia el éxito (o el fracaso). Los modelos de negocio siguen siendo variados y el tamaño de la empresa a veces condiciona el modelo a adoptar.
Las empresas que se dedican a volumen (grandes integradores, consultoras, etc.) están experimentando en los últimos años una bajada del margen. El mercado del outsourcing sigue funcionando pero exige cada año precios más agresivos que no compensan la demanda de mayor expertise por efecto de la creciente complejidad de las arquitecturas a gestionar.
Estas empresas se encuentran cada día con más frecuencia la necesidad de especializar sus recursos y la contrapartida es que el cliente ofrece es una tarifa cada vez más baja. Solución: diferenciar. Entrar en el mercado de los proyectos “llaves en mano” para compensar la pérdida de margen y especializar sus recursos.
Las empresas focalizadas en un producto o una tecnología, normalmente de tamaño más reducido respeto a los grandes integradores, están empezando a notar las incursiones de las empresas de volumen que abordan sectores de mercado nuevos y clientes de tamaño más pequeño.
En este caso estamos asistiendo a ofertas muy agresivas en precio y condiciones, proyectos “llaves en mano” muy baratos justificados por un mantenimiento evolutivo implícito demasiado elevado.
Es bastante habitual que a la firma de un contrato por parte de una empresa no especializada siga la búsqueda de los perfiles necesarios a la ejecución del proyecto en Infojobs o canales similares. Sin comentarios!
En esta fase el mercado todavía acepta estas incursiones por parte de empresas oportunistas y difícilmente los clientes tienen la capacidad de valorar el TCO de un proyecto, teniendo en cuenta también el coste que tiene el riesgo de la poca calidad ofrecida por empresas muy poco especializadas. Estamos en un mercado en el cual el precio sigue siendo el primer elemento de decisión de los clientes, y la coyuntura económica no ayuda.
Es probable que el mercado antes o después se mentalice que no hay que “apostar por el precio a cualquier coste” , pero mientras tanto la oportunidad de las empresas medianas y especializadas en un producto o sector está básicamente en la optimización (convierto mi experiencia en menor coste a la hora de realizar proyectos) y en proveer valor adicional a los clientes a través de soluciones sectoriales o horizontales.
A estos elementos hay que añadir evidentemente la apuesta por la calidad. Trabajar bien, a un coste correcto y aportando valor a los clientes es la formula que ayudará a las empresas de tamaño mediano a superar la crisis, ampliando su portfolio de clientes y fidelizando los clientes actuales.
Una semana sin Windows
Hace 3 años (o quizás 4) dejé de fumar. Fue un proceso repentino, de hecho inmediato provocado por la sensación de esclavitud que me empezaba a generar la dependencia del tabaco.
El proceso fue tan rápido que honestamente no recuerdo si en algún momento llegué a padecer la dependencia física y/o psicológica de la nicotina. Simplemente dejé de fumar.
Algo parecido me ha pasado con windows: siempre lo he utilizado, siempre lo he criticado, pero nunca me había atrevido a probar nada más..
Desde windows 3.11, windows 95, windows 98, segunda edición, XP….. hasta que un día llegó Vista! Y hasta el día que Microsoft declaró que casi mejor esperar la salida de su nuevo y flamante Windows 7 (o como se llame).
En ese momento experimenté una sensación muy similar a la sensación de dependencia del tabaco!
Había llegado el momento de cambiar, de dejar de depender…
Bueno, aunque lo explique como si fuese una novela o una historia de terror, todo esto no ha tenido ningún mérito, ya que utilicé sin ninguna vergüenza a mis compañeros @danielcp y @peremg (A.K.A. Pere Martinez y Daniel Contreras) como conejos de India. Pero bueno, quedaba bien la historia tal como os la he contado.
Llegó el día “X” (en concreto el martes de la semana pasada) y la combinación de la “pésima” programación de la tele, la falta de sueño y unas cuantas cosas más me llevaron a decidir que había llegado en momento: hice copia de mi Thinkpad X60s con el disco duro multimedia que me compró mi querida esposa en Andorra por navidades (1 TB de diversión sin interrupciones) y me conecté a la web de UBUNTU para empezar a leer sobre el tema.
De hecho no era la primera vez; ya había instalado UBUNTU en el pc portátil de mi hija hace unos días. Recuerdo que comenté ese momento en twitter: los niños hay que enseñarle el camino desde pequeños!
Me bajé la imagen del CD del sistema operativo. Con el mismo programa que indican en la web, cree un CD y reboté mi pc para empezar una nueva aventura.
Para hacerla breve, al cabo de unos 15 minutos de formateo del disco e instalación y después de una serie de preguntas muy sencillas (quien eres, en que idioma, etc..) el pc me presentó el login y cargó el escritorio correspondiente. (de hecho no me dio tiempo a escribir la contraseña que ya había cargado el escritorio).
Apareció una ventana que me indicaba que se había detectado una línea wireless (mi ADSL de casa) que necesitaba contraseña para conectarse. Al mismo tiempo aparecía otra ventana que indicaba que se había encontrado un modem UMTS integrado y preguntándome si quería proceder a configurarlo.
Me preguntó el operador (de hecho me apareció un combo con los operadores disponibles) y configuró el dispositivo automáticamente, contraseñas y parámetros de conexión incluidos.
Una vez conectado al wireless, me indicó que habían 267 actualizaciones disponibles y me pidió que confirmase la descarga.
Es decir que, todavía no había pasado media hora y ya tenia el pc instalado, con los principales dispositivos conectados de forma automática y sin necesidad de software adicional, y con las últimas actualizaciones disponibles instaladas: incluido Open Office!!
Conecté el pc a mi magnifico y enorme disco multimedia, en el cual previamente había descargado el cliente Lotus Notes para Linux (distribución Debian), y había salvado las carpetas de datos, los bookmarks del Explorer y algún que otro fichero más.
La instalación del cliente de correo Notes fue sencilla y rápida. Como siempre fue suficiente “atachar” el fichero con el ID de usuario e indicar el nombre del servidor para que el cliente se auto-configurara.
Aproveché para instalar alguno widget que encontré en una web muy interesante, y los otros programas indispensables: Tweetdeck, Pigdin (que ya viene con la distribución del sistema operativo), etc..)
Uno de los momentos más emotivos llegó a la mañana siguiente cuando llegué a la oficina. Conecté el pc al cable de red, mientras mi “nuevo” Thinkpad me pedía la contraseña de la wireless del despacho.
Al cabo de unos pocos minutos me recordé que tenia que imprimir un documento muy importante: mi hija me había pedido 3 copias de una página en la cual aparecía un mensaje denso de contenido filosófico.
No news is good news!
Cuando la noche anterior me hizo en encargo, me pregunté: ¿y para que quiere 3 copias?
Pero no creí necesario conocer más detalles y me limité a recoger el encargo,apuntándome una nota en mi iPhone.
Volviendo al momento emotivo – me dí cuenta rápidamente que tenia un problema: no tenia configurada ninguna impresora en mi pc! En ese momento volví a vivir unos de los peores momentos informáticos de mi vida.. aquella vez que tenía 15 minutos para imprimir la “oferta” de lo que iba a ser el mejor proyecto del año, coincidiendo con un cambio de versión de Windows de nuestro servidor corporativo. Dominio nuevo, dispositivos nuevos, Active Directory diferente.. un berenjenal que me hizo sudar un buen rato hasta llegar a ser capaz de configurar las impresoras de la red.
Pues esa mañana casi me pongo a llorar cuando desde el escritorio de ubuntu selecciono Sistema → Administración → impresoras y pincho el botón de “buscar”. Me aparecieron la lista de todas la impresoras de la oficina y solo tuve que seleccionar la que me interesaba y confirmar la selección. Impresionante!
Y ya para terminar, llevo una semana con mi “nuevo” Thinkpad y me estoy acostumbrando al cambio: OpenOffice 2.4 es clavadito a Office 2003 (casi me gusta más que 2007), Lotus Notes es idéntico a la versión Windows, con Pigdin me conecto a Messenger sin problemas y a la vez puedo utilizarlo como cliente de Sametime y otras plataformas de mensajería instantánea, y con Firefox tengo a veces algún problema de compatibilidad con alguna web “casera”. Las buenas de verdad lo soportan perfectamente.
En ese caso me salva el navegador integrado en Lotus Notes, que se comporta como un Internet Explorer al 100%.
Lo único que realmente hecho en falta es mi iTunes! Los programas alternativos no acaban de reconocer el iPhone; pero entiendo que es cuestión de tiempo.
Ahora si: muy mal gente de Apple!! sois fabricante de un sistema operativo “alternativo” y solo pensáis en llegar a los clientes potenciales que utilizan Windows. Donde está la vocación en ser diferentes?
En definitiva, mi opinión personal es que hoy en día no hay ninguna razón tecnológica o funcional de peso que nos obligue a seguir utilizando Windows. Linux, así como para los sistemas operativos de servidor desde hace tiempo, es una opción absolutamente válida, robusta, amigable, segura, escalable… en fin, honesta!























